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Los indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) son una herramienta ideal para monitorear el desempeño de de un equipo profesional.  Utilizarlos puede tener un gran impacto en el rendimiento, funcionamiento, crecimiento y éxito del negocio. 

Para monitorear el desempeño de un estudio de abogados o equipo profesional es fundamental tener claro qué se quiere medir y por qué. Para esto, es fundamental determinar con  qué información y herramientas se dispone para evaluar el desempeño  y aprovechar los datos anteriores para realizar comparativos.

¿Qué es un KPI y por qué se los considera herramientas para evaluar el rendimiento

KPI se refiere a Key Performance Indicator  o indicador clave de rendimiento. Son métricas que se utilizan para medir objetivos específicos en una organización o equipo de trabajo. Permiten visualizar su crecimiento, detectar errores y aciertos, replantear objetivos y determinar las acciones para alcanzarlos.

Además de atender las cuestiones diarias propias del quehacer profesional es importante cuidar la actividad macro del negocio. Monitorear el desempeño de un estudio en un entorno profesional ayuda a conocerlo en detalle, optimizarlo y alcanzar las metas establecidas.

Según el consultor de marketing jurídico, asesoramiento y management Álvaro Sánchez Oliveros, para aumentar el éxito del estudio es necesario identificar problemas y encontrarles solución. Una manera eficaz es eliminar las prácticas que obstaculizan el alcance de los objetivos y profundizar aquellas que funcionan.

Entre sus virtudes, los indicadores clave de rendimiento ayudan a evaluar, resolver y optimizar cuestiones vinculadas a finanzas. Dan la posibilidad de identificar malas decisiones para revertirlas en el futuro. Otorgan la opción de seguir los logros, sondear la satisfacción del cliente,  ver el desarrollo del negocio y cuantificar el tiempo de respuesta, por ejemplo.

Por qué es importante implementar los KPI

Álvaro Sánchez Oliveros asegura que la medición y el seguimiento de los KPI permiten controlar la salud de cada área de la organización. Facilitan el seguimiento de las finanzas y cuánto crece la empresa cada mes. Admiten detectar problemas y aciertos rápidamente para tomar medidas basadas en datos.

Los KPI permiten analizar la gestión del negocio y optimizar y distribuir estratégicamente los recursos en pos de un mejor desempeño, eficiencia y rentabilidad. En la práctica, cada miembro del equipo puede ocuparse de un KPI y darle un seguimiento particular.

Los objetivos son la base necesaria y fundamental para que el uso de los KPI haga crecer la empresa.

Siete indicadores para los departamentos legales

Una manera de realizar un seguimiento eficaz del desempeño de los equipos es diseñar indicadores para medir los aspectos fundamentales de cada proyecto y de los procesos de trabajo.

En 7 KPIs that Challenge Legal Departments se mencionan indicadores para los siguientes fines:

– Controlar los costos

– Ganar eficiencia

– Optimizar el rendimiento

– Medir la calidad del servicio brindado

– Evaluar los niveles de riesgo

– Detectar oportunidades comerciales

¿Cómo diseñar los mejores indicadores clave de rendimiento?

Un artículo de Líder Legal advierte que los KPI, indicadores rendimiento, son los parámetros esenciales para controlar el cumplimiento de las metas y la evolución del desempeño de los colaboradores en las organizaciones. Constituyen el instrumento base para monitorear el rendimiento de la compañía y transitar el camino al éxito y al crecimiento en el mercado.

Estos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y periódicos. De este modo, serán eficaces para compararse en el tiempo y conocer la evolución del negocio.

-Específicos: que definan claramente qué se va a medir.

-Medibles: que sean cuantitativos, como un porcentaje, una unidad de medida o número.

-Alcanzables: que el objetivo sea posible de cumplir, que sea realista.

-Relevantes: que su medición permita tomar una decisión para mejorar el desempeño del negocio.

-Periódico: que pueda ser analizado periódicamente en función de los objetivos.

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Posibles KPI para profesionales

En el artículo KPIs para abogados, Alejandra Rojas Castañeda advierte que definir bien las métricas va a depender de los objetivos puntuales que se pretenden alcanzar. A partir de ellos, se pueden determinar los KPI a aplicar para monitorear el desempeño de un estudio de abogados.

Las aspiraciones pueden abarcar la mejora de la situación financiera, el aumento de ingreso, la reducción de gastos o la incorporación de un nuevo servicio. Quizás incluyan sumar clientes, mejorar el tiempo de respuesta o magnificar la repercusión del estudio en los distintos soportes digitales.

Así, si lo que se pretende es aumentar ingresos y/o reducir gastos, los KPI financieros ayudan a identificar oportunidades y falencias. Permiten detectar horas remuneradas, trabajo no facturado, deudas, costos y porcentaje de ganancia, entre otras categorías de análisis.

Si se pretende optimizar la satisfacción del cliente, se pueden utilizar metodologías con puntaje como la encuesta. El análisis de las respuestas arrojará una estadística en relación a las recomendaciones, la valoración del servicio prestado y la tasa de retención. Es probable que una visión positiva de  la atención impacte en estos tres índices.

También es posible medir el plazo de respuesta del estudio. Los indicadores pueden identificar el tiempo que se destina a la preparación de cada caso, al juicio y a los asuntos no procesales.

En cuanto al retorno sobre la inversión, los KPI brindan la posibilidad de medir nuevos clientes. Además, permiten ver el tráfico en la página web; seguidores en las redes sociales; y propuestas enviadas, aceptadas y rechazadas.

Por qué es más fácil implementar KPI con herramientas digitales

Con diversos sistemas, aplicaciones y softwares, la tecnología y la digitalización vinieron a revolucionar la calidad de los servicios y productos de todos los ámbitos. Su implementación es útil para simplificar procesos, optimizar recursos y aprovechar mejor el tiempo.

En los últimos años, hubo una proliferación de éstos para mejorar el flujo de trabajo, con usos y funcionalidades diversas. Surgieron nuevos instrumentos para la gestión y división óptima de tareas y la automatización de aquellas que son puramente operativas. La digitalización pasó a ser sinónimo de evolución.

Según Nuvigant, la mejor herramienta de seguimiento de los KPI es un software de gestión que muestre una visión global del estudio. Que todos los colaboradores puedan agregar información al sistema permitirá hacer una evaluación integral y tomar mejores decisiones.

De esta manera, incorporar esta herramienta agilizará y optimizará el monitoreo periódico de los KPI. Rápidamente, mostrará cómo está funcionando el negocio y permitirá realizar comparaciones y análisis en función de los objetivos pautados.

Qué tipo de soluciones facilitan los KPI

Organizar y sistematizar la información de manera inteligente y precisa arroja resultados que permiten optimizar el quehacer profesional y volverlo más eficaz y redituable. Establecer y medir KPI puede ser fundamental para evaluar los datos y tomar decisiones que mejoren la situación actual del estudio.

Como todo cambio, y en todos los ámbitos, la irrupción de la tecnología implica una adaptación. Pero su incorporación puede generar un avance profesional, transformarse en un recurso vital en la prestación del servicio. Una oportunidad para optimizar tiempos, recursos humanos y económicos. Una manera de emplearlos y aprovecharlos de otro modo, en pos del alcance de los objetivos a corto, mediano y largo plazo.   

Es indudable que la adopción de nuevas tecnologías en el trabajo requiere de un cambio cultural. Pero también lo es el hecho de que su incorporación hace la labor diaria más sencilla, eficaz y menos costosa. 

La legaltech supuso una ruptura en el modo tradicional de trabajar  y generó cambios positivos en términos de agilidad y eficiencia. Del mismo modo, la tecnología puede colaborar con procesos asociados a la actividad que no tienen que ver estrictamente con lo legal.       

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