Las presentaciones legales son una parte esencial de la gestión societaria y requieren tiempo y esfuerzo. Afortunadamente, hay formas de simplificar el proceso de presentaciones legales para ganar agilidad y garantizar el cumplimiento legal.
Para las gerencias legales, la preparación de presentaciones legales puede ser un desafío y una carga significativa. Especialmente, si la empresa no cuenta con procesos internos resolutivos para acceder a la información y documentación actualizada.
Principales desafíos para la administración societaria de las empresas
Los principales desafíos que enfrentan los abogados de empresas para las presentaciones legales para la gestión societaria se relacionan con tareas operativas.
- La revisión de documentos legales.
- Limitación de tiempo y de recursos.
- Falta de espacios de colaboración y comunicación.
Para mejorar los indicadores de eficiencia, eficacia y satisfacción laboral, la tecnología especializada, legaltech, resulta un aliado estratégico. Un estudio realizado entre profesionales legales corporativos halló que 70 % cree que la tecnología aumenta su eficiencia, incluso cuando el contexto económico es adverso.
Eficiencia y efectividad en los equipos legales corporativos
El contexto económico y la dinámica empresarial, están ejerciendo presión sobre bufetes de abogados corporativos y las gerencias legales para ser más operativos y rentables. Eso significa en muchos casos aprovechar las herramientas tecnológicas para racionalizar sus procesos.
Según una publicación de Sloan Management Review, para tener éxito, las empresas deben lograr el equilibrio entre impulsar la eficiencia y lograr la eficacia. A la vez, necesitan ayudar a los empleados a equilibrar el trabajo y la vida personal de manera significativa.
De acuerdo a los autores, la eficacia consiste en cumplir los objetivos existentes e innovar en productos, servicios y modelos de negocio. Además, es importante asegurar que los empleados tengan los recursos y el apoyo necesarios para el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
El término eficiencia se refiere a la capacidad de lograr un objetivo final con poco o ningún desperdicio, esfuerzo o energía. Algo es eficiente si todos los procesos se optimizan. Esto incluye el uso de dinero, capital humano, equipos de producción y fuentes de energía.
Cómo agilizar las presentaciones legales de las empresas
Las empresas pueden agilizar la preparación de las presentaciones legales que deben hacer frente a los organismos de control de diversas formas.
- Utilizar software especializado
Existen herramientas de software legaltech que pueden ayudar a las empresas a automatizar la creación y presentación de informes legales. Estas ayudan a reducir el tiempo y los recursos necesarios para recopilar la información.
Además, los software de gestión y colaboración para la gestión societaria permiten asignar roles y responsabilidades para asegurar también la seguridad de la información.
- Establecer un proceso de gestión de datos eficiente
Las empresas pueden crear un proceso de gestión de datos eficiente que permita recopilar, organizar y analizar la información requerida para las presentaciones legales. Esto puede ayudar a las empresas a evitar errores y a asegurar que la información presentada sea precisa y completa.
- Asignar responsabilidades claras
Las empresas pueden asignar responsabilidades claras a los empleados encargados de preparar y presentar los informes legales.
De esta manera, no solo se garantiza que el trabajo se realice de manera oportuna y eficiente. También, facilita la comunicación y colaboración entre distintos departamentos.
Cómo ayuda la tecnología a las presentaciones legales de las empresas
La tecnología puede ayudar a los abogados corporativos a aumentar la eficiencia y la eficacia en la preparación de sus presentaciones legales.
- Automatización de tareas
La tecnología puede automatizar tareas repetitivas y monótonas, permitiendo a los abogados corporativos enfocarse en tareas de mayor valor, como el análisis y la interpretación de la ley.
- Almacenamiento y gestión de documentos
Las soluciones de gestión de documentos permiten a los abogados corporativos almacenar, organizar y acceder a documentos legales de manera más eficiente. Así, poder contar con una única fuente de información, garantiza que se trabaje con información actualizada y validada.
- Comunicación y colaboración
Es importante poder centralizar también los canales por los que la información y documentación es compartida. Los espacios de colaboración permiten a los abogados corporativos trabajar juntos de manera más eficiente y comunicarse con otros departamentos y equipos de la empresa.
La tecnología puede ayudar a los abogados corporativos a mejorar la eficiencia, precisión y eficacia de su trabajo en la gestión societaria de las empresas. De esta manera, pueden disponer de más tiempo y recursos para enfocarse en tareas de mayor valor para su desarrollo profesional.
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