El multitasking, ¿nos hace más eficientes?

A partir del paso al teletrabajo, en los últimos dos años se extendió la práctica el multitasking. Esta técnica implica realizar varias tareas al mismo tiempo.

Se solía pensar que esta práctica aumentaba la eficiencia y la productividad en los equipos de trabajo. Sin embargo, hoy la efectividad de la multitarea está puesta en jaque.

Algunos especialistas la cuestionan, mientras que otros directamente aseguran que es un mito y no funciona. Esta crítica a la multitarea se debe a que, muchas veces, no querer (o no poder) enfocarnos en una sola cosa a la vez significa no alcanzar nunca la concentración plena.

El multitasking, ¿nos hace realmente más eficientes?

Si bien el teletrabajo potenció el multitasking, fue la llegada de Internet la que revolucionó la forma de trabajo de los profesionales en primer lugar, llevándolos a saltar de una tarea a la otra de forma continua.

Además, introdujo el “síndrome de las ventanas abiertas”. Es decir, la tendencia de tener múltiples ventanas abiertas en el navegador o en la computadora, mientras se navegan todas a la vez. Sin embargo, realizar varias cosas ‘a la vez’ o ‘en simultáneo’ no es posible, según la neuropsicóloga Cinthia Kabu.

«Cuando pensamos que estamos realizando varias tareas a la vez, la mayoría de las veces no estamos haciendo dos cosas en simultáneo”, destaca. “Sino que estamos realizando acciones individuales en una rápida sucesión, o directamente cambiando de tarea”, agrega.

Según el doctor Paul Atchley, profesor asociado de Psicología Cognitiva en la Universidad de Kansas, al realizar múltiples tareas, las personas pierden información, reduciendo la eficiencia hasta un 40 %.

Además, el especialista asegura que se necesita una media de 15 minutos para reorientar la tarea principal después de una distracción, como podría llegar a ser revisar un mail mientras se está escribiendo una propuesta creativa.

Sin embargo, y a pesar de todo, la multitarea es una realidad que con el teletrabajo se ha acrecentado aún más. Un estudio realizado por la consultora Accenture reveló que el 98 % de los profesionales destinan alguna parte de su tiempo al multitasking a nivel global.

La tecnología como aliada para la productividad

Una aliada clave para aumentar la productividad de los profesionales es la tecnología. Más específicamente, las herramientas tecnológicas. Entre ellas, están las que ayudan a gestionar proyectos, horarios y personas. Y aquellas que automatizan tareas operativas y rutinarias, como Brevity, aliada en la simplificación de procesos jurídicos.

Dentro de las primeras, Joan Pons, CEO de Workmeter, menciona aquellas que alertan a los profesionales al momento de tomar “pequeños descansos o al final de su jornada laboral”. Estas aplicaciones, agrega, ayudan a “garantizar el bienestar y la salud de los trabajadores”.

¿Qué riesgos tiene el multitasking para los equipos de trabajo?

• Aumenta los niveles de estrés. Si bien con el multitasking los profesionales pueden realizar tareas más rápido, esto tiene su costo en la salud mental. Según un estudio de la Universidad de California y la Universidad de Humboldt, los multitaskers suelen experimentar una mayor carga de trabajo, más estrés, mayor frustración y más presión de tiempo y esfuerzo.
• Genera una mayor frecuencia de errores. Al tener la posibilidad de trabajar más rápido, también se dedica menos tiempo a la revisión de errores y tareas, lo que genera una menor precisión.
• Interfiere en la creatividad. “Con el multitasking, la memoria a corto plazo se resiente y la creatividad disminuye”, explica el doctor Atchley. Para darle espacio a la creatividad, se necesita tiempo y concentración, dos cosas que se disuelven en la vorágine de la multitarea.
• Disminuye la calidad de los resultados. El conjunto de las cuestiones que mencionamos antes, sumado a la influencia negativa que tiene el multitasking en la toma de decisiones, implica que disminuya la calidad del resultado de cada una de las tareas.

Cualidades positivas del multitasking

Entre ellas, poder realizar las tareas con mayor rapidez y aumento en la capacidad para asumir más responsabilidades. Además, Shalena Srna, profesora de Marketing en la Universidad de Michigan, sostiene que si bien la multitarea no significa hacer dos tareas en simultáneo -tal como postula Nabu-, puede ser beneficioso en el rendimiento laboral de ciertos perfiles profesionales. Ya que fortalece la capacidad de atención y el cumplimiento de objetivos.

¿Un mito?

“El multitasking es un mito que hemos construido y que aparece ante la incapacidad de poder hacer foco”, postula el consultor y autor de varios libros sobre branding y transformación organizacional, Tito Ávalos.

“Creo que hemos generado un tema interesante, pero en mi opinión falso, ya que no colabora en la eficiencia de los equipos”, agrega el especialista en generación y estrategia de marcas.

En este escenario de debate y cuestionamientos sobre el multitasking, como profesionales, es importante hacerse algunas preguntas.

La relación entre el teletrabajo y el multitasking

El teletrabajo es una realidad, y cada vez más profesionales lo eligen por sobre el trabajo en oficina. Según una encuesta a nivel global realizada por la consultora Adecco, el 66 % de los profesionales invirtió en productos tecnológicos. Y el 57 % realizó cambios en su hogar para facilitar el teletrabajo.

Sin embargo, Manel Fernández Jaria, profesor colaborador de los Estudios de Economía y Empresa de la Universidad Oberta de Cataluña, advierte que el multitasking puede agudizar la “falsa sensación de productividad laboral” cuando se trabaja desde casa.

En ese sentido, es importante encontrar formas en las que los líderes de equipo puedan promover la motivación y productividad de sus equipos de trabajo en la era del home office. Algunas herramientas para alcanzarlo:

• Interesarse por el bienestar de los colaboradores.

Existen cualidades de la cultura laboral que pueden ayudar a que los colaboradores disfruten de su trabajo en la organización. Estas incluyen el respeto por el espacio personal y la posibilidad de contar con su equipo ante situaciones que puedan afectar su desempeño.

Además, es esencial que los líderes valoren el tiempo que los profesionales le dedican a cada tarea. En ese sentido, es importante pensar en procesos de trabajo en que las tareas repetitivas y burocráticas no ocupen la mayor parte del tiempo. 

• Transmitir la cultura organizacional.

Para lograr la motivación de un equipo es fundamental que cada una de las partes se sienta una pieza clave para los objetivos de trabajo. En general, ocurre que cuando uno se sabe parte de algo, se encuentra más motivado a trabajar por el bien común y superar los desafíos.

En ese sentido, es fundamental que los líderes colaboren en la formación del sentido de pertenencia y la construcción de un propósito colectivo con sus equipos.

• Trabajar por objetivos.

Al trabajar desde casa, es aún más importante que los líderes mantengan una buena comunicación con sus equipos de trabajo sobre las prioridades y los objetivos a corto y largo plazo.

Para eso, también es fundamental planificar las tareas diarias, semanales y mensuales. Una buena forma de hacerlo es organizando reuniones de status semanales donde se establezcan los objetivos de cada uno de los miembros del equipo.

Otra buena herramienta es establecer indicadores clave (KPI) para medir el rendimiento profesional. Las métricas van a depender de los objetivos puntuales que se pretendan alcanzar. En base a ellos, se podrán determinar los KPI a aplicar para monitorear el desempeño de un equipo o estudio de profesionales del derecho.

Trabajo profundo vs multitasking

Así como existe el multitasking, también existen otras formas de trabajo que pueden potenciar la productividad de los profesionales o equipos de trabajo.

Entre ellas, está el trabajo profundo, un concepto acuñado por Cal Newport, autor del libro Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World (Trabajo profundo: Reglas para el éxito enfocado en un mundo disperso). Según Newport, este es un estado de máxima concentración.

“El foco es una de las fortalezas que tenemos para poder pensar en profundidad y analizar cómo hacer para desarrollar las tareas que tenemos, con el tiempo que disponemos”, explica Ávalos.

Es a través del trabajo profundo que la mente logra trabajar a su máximo potencial, permitiendo a las personas adquirir conocimientos complejos. Además, el profesor de la Universidad de Georgetown asegura que ayuda a producir trabajo de calidad.

Para alcanzar el trabajo profundo, Newport sostiene que se debe trabajar sin interrupciones ni distracciones, por períodos más o menos largos (entre 60-90 minutos) diariamente.

Sin embargo, el autor aclara que este tipo de trabajo debe diferenciarse del trabajo superficial. Este no requiere altos niveles de concentración; puede automatizarse con ayuda de herramientas tecnológicas; e incluso puede ser realizado ‘en simultáneo’ junto con otras tareas operativas.

Recomendaciones para aumentar la productividad y motivación

Elegir una estrategia.

Para aumentar la eficiencia y la productividad en el trabajo, muchas veces hace falta una estrategia o plan de acción. En su libro, Newport menciona algunas filosofías que pueden aplicarse a la hora de elegir una estrategia de trabajo. Entre ellas están: 

Filosofía rítmica:

consiste en adquirir un ritmo regular de trabajo, bloqueando fragmentos de entre 1 y 4 horas al día, siempre en el mismo horario. La clave para que esta estrategia funcione es la constancia. Por eso, es importante elegir un fragmento de horas que uno sepa que va a poder mantener en el tiempo (lo mismo con el horario elegido).

Filosofía periodística:

este método consiste en ir viendo, día a día, qué franja horaria es más conveniente para dedicarle al trabajo profundo. Esta filosofía requiere más voluntad que la rítmica ya que no tiene un horario establecido.

Filosofía bimodal:

esta técnica consiste en dividir la semana en días dedicados al trabajo profundo, y otros dedicados al superficial. Por ejemplo, una idea es proponerse tener un día a la semana sin reuniones y dedicar todo el tiempo a las tareas más profundas. Así se evitará todo tipo de interrupción.

Crear rituales de trabajo.

Para mantener la productividad y la eficiencia, es indispensable estar motivado. Muchas veces, contar con un ritual de trabajo puede ayudar. Al planear el ritual, uno puede considerar: el ambiente en donde se trabajará, cuánto tiempo se le dedicará a cada tarea, cómo uno hará para concentrarse, y qué cosas se necesitarán para realizar cada tarea.

Priorizar el trabajo más importante y organizar el día.

Al comienzo de cada semana, es bueno organizar los días en base a los objetivos que uno quiere lograr. Eso incluye preguntarse qué tareas uno debe realizar para cumplir con estos objetivos. Para eso es importante que los objetivos sean medibles y realistas. En ese sentido, es importante organizarse con los horarios para llegar al final del día habiendo cumplido la propuesta.

Minimizar las distracciones.

Sacar las notificaciones del celular, cerrar las pestañas del navegador, evitar revisar los mails. Estas son algunas de las cosas que uno puede hacer para minimizar las distracciones al momento de dedicarse al trabajo profundo.

Implementar las “micropausas”.

Al implementar franjas de trabajo profundo (de entre 60-90 minutos), también uno puede implementar pausas pequeñas entre medio de cada franja. Cada ‘micropausa’ puede ser de entre 15-20 minutos. En ese lapso, uno puede tomarse un café, salir a tomar aire, o contestar mensajes pendientes.

Participar en grupos online o comunidades digitales de responsabilidad.

A pesar de todas estas técnicas, es normal sentirse desmotivado a veces. Es entonces cuando entran en juego los grupos de responsabilidad o rendición de cuentas (accountability groups en inglés).

Los grupos de responsabilidad son comunidades digitales que ayudan a los profesionales a motivarse y mejorar su disciplina, dos cualidades esenciales para lograr cualquier objetivo. Dentro de ese grupo, muchas veces uno elige a un compañero, cuyo rol podría compararse con el de un entrenador deportivo.

En resumen, el multitasking puede servir para tareas operativas. O aquellas que requieran una menor atención. Además, es importante saber qué tipo de perfiles profesionales se llevan bien realizando múltiples tareas a la vez.

Sin embargo, al tener que realizar trabajo creativo, estratégico y profundo, lo mejor para los profesionales y equipos de trabajo es concentrarse en una sola tarea a la vez. Guiados siempre por el fin mayor: brindar un servicio de la mejor calidad posible a los clientes.

 

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