Una oficina sin papel en 2022, ¿es posible? 

En una época donde la productividad y la eficiencia son claves, la gestión de documentos de forma digital puede ser un gran aliado. Además, tras la adopción del trabajo remoto, esta práctica ha llegado a convertirse en el primer paso para una transformación digital integral. La oficina sin papel es uno de los objetivos que los líderes de distintas industrias están proponiendo para desarrollar formas de trabajo más ágiles, resilientes y sostenibles.

Revolver papeles en el escritorio o revisar cientos de cajas o carpetas para encontrar un documento. Estas pueden sonar como prácticas cotidianas de cualquier oficina de profesionales que trabajan en equipos a cargo de la gestión de sociedades. Sin embargo, en los últimos años una nueva tendencia ha ido en ascenso: la digitalización de los documentos.

¿Podrán transformarse cientos de miles de oficinas en espacios sin papel?

Los beneficios de una oficina sin papel

• Documentos organizados y seguros

Almacenar, editar y clasificar información de forma digital es mucho más fácil que pasar horas buscando algo específico en documentos analógicos. Para eso, es fundamental digitalizar los documentos, proceso que puede hacerse a través del Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR por sus siglas en inglés).

• Más productividad

Al tener los documentos digitalizados -y mejor aún, en la nube-, cualquier profesional puede acceder a la última versión de los mismos desde cualquier lugar y dispositivo 24/7 con solo apretar un botón. Además, le da libertad a clientes y colaboradores de acceder por sí mismo a la información y obtener actualizaciones en tiempo real.

• Más espacio de almacenamiento físico

No es necesario (ni posible) transformar la oficina a un espacio 100 % digital de un día para el otro. Todavía sigue siendo importante mantener ciertos documentos físicos, como el registro en libros.

Sin embargo, al digitalizar la mayoría de los mismos se podrá aprovechar mejor el valioso espacio de la oficina para aquellos documentos que sea indispensable tener en papel.

• Reducción de gastos

En algunos casos, las organizaciones deben recurrir a unidades externas para almacenar los archivos prescindir del papel puede ayudarles a ahorrar dinero. Al digitalizar los documentos, también se podrá ahorrar en resmas o cajas de papel y se reducen los costos de la entrega de copias impresas de documentos a varias partes. Gracias a las funciones de firma digital, se puede hacer que los clientes firmen los documentos en cuestión de segundos.

• Minimización de la huella de carbono

Reducir la cantidad de papel que se compra y utiliza puede tener un impacto positivo en el ambiente. No solo se destruyen árboles en el proceso de fabricación del papel, sino que la creación del mismo produce subproductos nocivos.

Cómo empezar a dejar de usar papel: dar lugar a la tecnología

Para lograr una mayor eficiencia, se debe estar preparado para invertir en procesos y tecnología.

Según una encuesta realizada por Aderant, los dos principales desafíos mencionados por las oficinas de los sectores jurídicos y contables durante el 2020 fueron la eficiencia operativa y la adopción de tecnologías.

Además, el estudio destaca que las mejoras en los procesos, el software y el hardware encabezan la lista de prioridades para aumentar la inversión en los próximos 3 a 5 años.

La digitalización de los documentos mejora la productividad. Para poder notar los beneficios de convertirse en una oficina paperless, es necesario dar lugar a algunos cambios en la dinámica laboral.

Para eso, no solo es esencial tener el equipamiento tecnológico adecuado, sino también contar con la aceptación del equipo y el cambio de algunos hábitos en toda la organización.

1. Establecer un objetivo a corto plazo y medible.

Una opción es establecer una fecha límite para tener los sistemas y las herramientas necesarias para digitalizar los documentos. Y una segunda fecha límite para tener todos los archivos digitalizados.

2. Decidir dónde se van a guardar los documentos digitalizados.

Un sistema de almacenamiento en la nube permitirá almacenar archivos allí en lugar de en su propio servidor y compartirlos con colegas, clientes o colaboradores.

3. Invertir en un sistema de gestión de documentos.

Estos actúan como un “centro digital” para la organización. Su función es guardar los documentos y simplificar el proceso de búsqueda.

4. Tener en cuenta la protección de los documentos.

Aunque la mayoría de los sistemas de almacenamiento en la nube son seguros, es conveniente implementar medidas y hábitos de seguridad adicionales para proteger los documentos legales.

5. Incluir al equipo en la adopción de nuevas tecnologías.

Los hábitos de trabajo deben modificarse para poder adaptarse a un modelo de trabajo sin papel. Por eso, es fundamental avisar al equipo con anticipación y conversar con ellos sobre el proceso de transición.

Desafíos para el sueño de la oficina sin papel en la región

Si bien el camino hacia la digitalización es un hecho, la mayoría de los países de América Latina todavía se enfrentan a algunos desafíos. La CEPAL recomienda implementar algunas iniciativas para favorecer el desempeño y maximizar el potencial del ecosistema digital.

Entre ellas, en el informe “Las oportunidades de la digitalización en América Latina frente al COVID-19”  recomienda:

• estimular la reestructuración de procesos para fomentar el trabajo remoto en todos los sectores,
• avanzar hacia políticas estructurales que permitan la implementación de soluciones digitales,
• y universalizar el acceso y la cobertura de redes de telecomunicaciones, entre otras.

En conclusión, el cambio a una organización sin papel no solo se adapta mejor a las nuevas dinámicas laborales, sino que también ayuda a los profesionales a mantener sus documentos organizados y seguros. Además, tiene un impacto positivo en el ambiente.

Sin embargo, también resulta importante tomar en cuenta los desafíos a los que se enfrentan la mayor parte de los países de la región en torno a la digitalización.

En este contexto, ¿es posible alcanzar una oficina 100 % libre de papeles? Al menos vale la pena comenzar a andar ese camino.