La colaboración efectiva de las gerencias legales con otras áreas de la empresa se ha convertido en un factor clave para lograr resultados óptimos y mantener la competitividad. En este contexto, la adopción de legaltech juega un papel fundamental promoviendo la transparencia y optimizando los procesos de trabajo.
Las empresas con departamentos legales más tecnológicos encuentran mayor satisfacción en los servicios que reciben. En este sentido, la utilización de tecnología específica para la gestión societaria permite mejorar el servicio a los clientes fomentando la colaboración y comunicación.
Cómo perciben sus habilidades para la colaboración los abogados corporativos
En el Enterprise Legal Reputation (ELR) Report de 2023, Onit analizó la percepción de los departamentos legales corporativos a través de las interacciones con los empleados de la empresa. En él destaca cómo el impacto del Departamento Legal en el negocio, desde las ventas y la innovación hasta la cultura corporativa, depende de su capacidad para evolucionar sus relaciones.
La percepción positiva de la colaboración por parte del área legal ha disminuido. Entre 2022 y 2023, los departamentos legales reportaron una caída en la valoración de su propia capacidad para colaborar con otras áreas.
Así, las gerencias legales reportaron una caída en la colaboración con: Tecnología, 11 %; Recursos Humanos, 9 %; Adquisiciones, 9 %; Ventas: 8 %; Finanzas, 7 %; Marketing, 7 %.
A la vez, también el resto de los empleados reportaron una caída en la calidad de las interacciones con la Gerencia Legal. El área de Adquisiciones calificó con una caída de 15 % las interacciones con el área legal. Recursos Humanos, 6 %; Finanzas, 12 %; Ventas, 13 %; Tecnología, 6 %; Marketing, 10 % y Adquisiciones, 15 %.
Estos hallazgos resaltan la necesidad de que los departamentos legales mejoren sus esfuerzos de colaboración y fortalezcan las relaciones con otras áreas para optimizar su impacto en el negocio y mantener una reputación interna sólida.
5 principios para impulsar con legaltech la colaboración de las gerencias legales
La colaboración efectiva entre los equipos legales es crucial para el éxito empresarial, ya que promueve la sinergia, maximiza los recursos y mejora la toma de decisiones. Estos consejos ofrecen una guía práctica para optimizar la colaboración entre las gerencias legales.
Al implementar estas estrategias, las organizaciones pueden promover una cultura de trabajo en equipo y lograr resultados empresariales más sólidos y cohesivos.
1. Integración de datos y plataformas
Para una colaboración efectiva es esencial superar los desafíos de los datos no estructurados y la dispersión de información en diferentes plataformas.
La adopción de soluciones tecnológicas centralizadas y compatibles con múltiples fuentes de información permite una gestión eficiente de datos legales, garantizando la disponibilidad de información precisa y actualizada en tiempo real.
Ezequiel Braun Pellegrini, CEO y fundador de Brevity, explica que para dar un salto de calidad en la gestión de la información legal corporativa: “Lo primero es hacer una migración masiva de información legal a sistemas que permitan accionar con esos datos digitales estructurados para que se puedan consultar. Es decir, mostrarlos de una manera que quienes no son abogados también los puedan leer”.
La integración de datos y plataformas se convierte en un factor determinante para una colaboración efectiva en las gerencias legales. Al centralizar y unificar la gestión de datos legales provenientes de diferentes fuentes se logra una visión global y actualizada de la información.
2. Transparencia y visibilidad de procesos
La falta de conocimiento sobre los procesos de trabajo del área legal puede generar fricciones y demoras. Los departamentos legales están implementando herramientas de legaltech que brindan visibilidad y seguimiento de los procesos legales. Esto genera confianza entre las diferentes áreas de la empresa, ya que se elimina la incertidumbre y se facilita una comprensión clara de las acciones y decisiones legales tomadas.
Además, promueve la transparencia y agiliza la colaboración entre las diferentes áreas de la empresa y las filiales extranjeras.
Al tener acceso a un tablero de control centralizado, todas las partes interesadas pueden conocer el estado de los procesos, identificar cuellos de botella y tomar decisiones informadas de manera más rápida. Esto fomenta la confianza y facilita la colaboración fluida entre las gerencias legales, otras áreas de la empresa, filiales extranjeras y colaboradores externos.
Además, la gestión transparente de la información permite compartir conocimientos, identificar sinergias y evitar duplicaciones, promoviendo una cultura de colaboración efectiva en las empresas.
3. Objetivos y tiempos alineados
La alineación de objetivos y tiempos entre la gerencia legal y otras áreas es fundamental para una colaboración efectiva. La utilización de soluciones tecnológicas que faciliten la comunicación y la planificación conjunta permite alcanzar una mayor eficiencia en la toma de decisiones y en la ejecución de tareas.
A la vez, poder consultar el estado de la gestión societaria en tiempo real, permitirá establecer metas e indicadores junto al resto de las áreas involucradas y la gerencia de la empresa.
4. Comunicación y colaboración en tiempo real
El informe de Onit encontró que 71% de los empleados de empresas informan que a menudo toma días o semanas recibir respuestas del departamento legal. Además, 65% afirmó que considera que los equipos jurídicos en alguna medida no responden a sus consultas.
Acceder a la información legal actualizada con los documentos que la respalda en el momento agiliza la comunicación y el tiempo de respuesta de los abogados corporativos con filiales, proveedores y áreas internas de las empresas. Además, facilita la resolución de problemas y mejora la coordinación en proyectos conjuntos.
5. Centralización y seguridad de la información
La gestión de datos y documentos legales requiere seguridad y confidencialidad. La adopción de plataformas digitales seguras, con capacidad de almacenamiento centralizado y acceso controlado, garantiza la protección de la información sensible y facilita su intercambio con colaboradores externos de manera segura.
Los departamentos legales están teniendo una influencia cada vez mayor en las prácticas de ciberseguridad de toda la organización. Para desarrollar una sólida política de ciberseguridad es necesario identificar riesgos y revisar políticas de seguridad para garantizar la protección de datos.
La adopción de plataformas digitales seguras permite disponer que solo las personas autorizadas tengan acceso a los documentos y datos legales. Mediante la configuración de permisos y roles de usuario, permiten controlar quién puede acceder a la información y qué acciones pueden realizar con ella. Esto brinda una capa adicional de seguridad al evitar el acceso no autorizado y minimizar el riesgo de filtraciones de información confidencial.
Asimismo, estas plataformas digitales seguras facilitan el intercambio de información con colaboradores externos e internos de manera segura. Los usuarios pueden compartir documentos de forma controlada, estableciendo permisos específicos para visualización, edición o descarga.
Las soluciones legaltech son estratégicas para potenciar la colaboración de las gerencias legales
Así, las herramientas de legaltech ofrecen a los equipos legales corporativos una amplia gama de posibilidades para fomentar la colaboración y potenciar su desempeño.
Al adoptar estos principios, las empresas pueden mejorar la sinergia entre los equipos legales y otras áreas, maximizar los recursos disponibles y tomar decisiones más informadas y acertadas. Además, la colaboración efectiva fortalece la cultura empresarial ayudando a generar un ambiente de trabajo colaborativo y una mayor cohesión en la consecución de los objetivos organizacionales.
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