Cómo mejorar el workflow de tu equipo legal

La necesidad de mejorar el workflow de los equipos legales es cada vez mayor por el aumento en la demanda de sus clientes internos y externos en tiempos cada vez más cortos. El flujo de trabajo, workflow, consiste en el conjunto de tareas y procesos que se realizan, los recursos disponibles, las personas involucradas y las relaciones entre ellas. 

Según Tech and the Law Survey realizada por Thomson Reuters (2022) aprovechar la tecnología para mejorar los procesos es una preocupación entre los abogados. La mejora de las operaciones y los flujos de trabajo aprovechando la tecnología es uno de los principales desafíos que enfrentan los departamentos legales. 63 % de los encuestados señalaron esto como algo con lo que su equipo tendrá que lidiar.

El primer paso para mejorar el workflow del equipo legal es realizar un diagnóstico 

Para poder detectar cuáles son los aspectos del proceso de trabajo que se pueden mejorar, primero es necesario conocer el detalle del workflow establecido. Para ello, es ideal poder analizar con cada persona involucrada cuáles son las tareas que realiza y con qué recursos cuenta. 

Este tipo de análisis debería incluir información sobre las tareas que se realizan para alcanzar los objetivos, qué personas están involucradas y cómo se comunican. Además, es importante conocer el detalle de los recursos técnicos y humanos con los que el equipo cuenta. 

Qué variables medir para analizar el workflow del equipo legal 

El análisis puede incluir preguntas sobre las siguientes cuestiones:  

• Quiénes son los responsables de las distintas partes del proceso y cuáles son los stakeholders o destinatarios. 
•  La forma y los medios por los que se comunican. 
• Cuánto tiempo consume cada parte del proceso. 
• Qué herramientas técnicas. 
• Nivel de centralización de la información que se necesita para responder a las demandas de los clientes internos y externos. 
• Cómo se realiza el control interno de las tareas. 
• Cómo se establece la validez de los datos y documentos con los que trabaja el equipo legal. 
• Cuáles son las métricas que se utilizan para evaluar la eficiencia de los procesos. 

Lo ideal con este tipo de análisis es poder conocer el proceso de trabajo de punta a punta. Así, se delinea cómo se aprovechan los recursos, qué cuestiones se pueden mejorar y a qué costo. 

Priorizar la utilización de recursos de acuerdo a los objetivos del área 

Para conocer el nivel de eficiencia del equipo legal es necesario evaluar si los recursos -técnicos, humanos y de tiempo- se destinan a alcanzar los objetivos que tienen mayor valor para la organización. 

Para esto, sirve tener a la vista cuáles son los objetivos de la empresa o de los clientes y los del área legal corporativa o bufete de abogados. Marc Gericó, Managing Partner en Gericó Associates, explica que en relación con la perspectiva del proceso interno, “es fundamental la identificación de aquellos procesos críticos que requieren alta eficiencia y calidad a la hora de permitir a una firma satisfacer la demanda de los segmentos de mercado previamente seleccionados”.

Las preguntas para realizar en esta etapa servirán para entender de qué forma se pueden priorizar las tareas. ¿Están alineadas las metas del equipo legal con las de los clientes internos y externos? ¿Cuántos recursos se le destinan a las cuestiones más prioritarias? ¿Es necesario reorganizar la asignación de recursos u optimizar los procesos para superar las metas del equipo? 

En muchos casos, los equipos legales encuentran que destinan una parte de su tiempo en tareas repetitivas que pueden ser automatizadas. 

De la misma manera, la importancia que tiene la gestión de los datos y documentos legales dentro de los equipos jurídicos es cada vez mayor. Por eso, existe un gran interés en la industria por encontrar las mejores herramientas del mercado para asegurar su organización y seguridad. 

Establecer indicadores clave para medir los resultados de la optimización del workflow legal

Los indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) son una herramienta ideal para monitorear el desempeño de un equipo legal. 

KPI se refiere a Key Performance Indicator  o indicador clave de rendimiento. Son métricas que se utilizan para medir objetivos específicos en una organización o equipo de trabajo. Permiten visualizar su crecimiento, detectar errores y aciertos, replantear objetivos y determinar las acciones para alcanzarlos.

Cada equipo legal deberá determinar cuáles son las métricas que necesitan tener en cuenta para evaluar su desempeño. Estas deben estar alineadas a los objetivos de sus clientes y ayudarlos a ofrecer cada vez un mejor servicio. En el caso de los abogados corporativos, el tiempo de respuesta a las solicitudes suele ser uno de los principales indicadores elegidos. 

Mejorar los procesos de trabajo aumenta la capacidad de respuesta de los equipos legales 

Uno de los objetivos más comunes para los abogados corporativos es mejorar la capacidad de respuesta para sus clientes internos y externos. En ese sentido, centralizar la gestión de información aumenta la valoración positiva del trabajo de los equipos legales. 

“Los abogados deben estar siempre disponibles para atender sus requerimientos y eso los obliga a contar con herramientas que les permita estar siempre comunicados, disponibles y con fácil acceso a la información y documentos necesarios para entregar una respuesta rápida y oportuna a sus clientes”. Así lo explica Rafael Mery, director de Mirada 360 en Latinoamérica. 

Existen varias maneras en las que aprovechar la tecnología puede mejorar la relación con los clientes.

1. Colaborar y compartir información a través de plataformas.
2. Mejorar los resultados trabajando en la nube.
3. Optimizar el uso del tiempo utilizando aplicaciones que aumenten la productividad.
4. Aprovechar los canales digitales para acercarse a los clientes.

Las formas de gestión empresarias imponen la  optimización de los procesos de trabajo en los bufetes de abogados corporativos y de equipos internos. Sin embargo, el tipo de trabajo que los profesionales jurídicos realizan tiene particularidades distintas a muchas otras áreas. Por eso, la estrategia para mejorar su workflow cotidiano tiene características específicas. 

Contar con una visión abierta a la innovación llevará a encontrar las mejores herramientas y estrategias para ganar eficiencia en cada paso del proceso.