Balance de fin de año: 5 maneras de aprovechar la tecnología

Fin de año es un momento estratégico para cualquier organización y la tecnología puede ser una aliada indispensable para esta etapa de balances, vencimientos y proyecciones. Por eso, es bueno optimizar al máximo los procedimientos y la disponibilidad de la información para poder tomar decisiones acertadas para el equipo y para el negocio. 

Realizar un correcto cierre de año permite conocer el funcionamiento real de la organización y compensar cualquier déficit lo más rápido posible. A su vez, hace posible el cumplimiento de las normativas legales y contables vigentes. Por último, facilita la planificación del año siguiente y la programación del crecimiento comercial. 

La tecnología puede ayudar a agilizar los distintos procedimientos que tienen lugar en un cierre de año. Un estudio de opinión realizado por la consultora Opinaia con 898 profesionales del ámbito legal vinculados al derecho empresarial en todo el país indica que 3 de cada 4 aumentó el uso de tecnología. Además, 7 de cada 10 cree que la transformación digital mejora los tiempos, la calidad de trabajo, la seguridad y los servicios profesionales.

A continuación describimos cinco formas en las que la tecnología favorece y dinamiza los procesos del cierre del año.  

Usar la tecnología para monitorear los vencimientos antes de fin de año

Las sociedades por acciones y las sociedades de responsabilidad limitada sujetas a fiscalización por estar comprendidas dentro las previsiones del artículo 299 de la Ley general de sociedades (LGS), con un capital superior a $50.000.000, deben realizar cada año la presentación de estados contables en la IGJ.

Como indica la publicación especializada Errapar, se deben ingresar datos de la sociedad (denominación, tipo societario, actividad, datos de inscripción), datos del balance (período, fecha de aprobación, importe de los rubros del balance y del PN), participaciones societarias (situaciones de control o vinculación), datos del directorio (incluyendo fecha de designación y vencimiento), datos de los órganos de fiscalización (de contar con uno), registro de acciones y asamblea.

Entre los archivos que se deben adjuntar se destacan las actas, los estados contables e informes, y toda otra documentación que se considere apropiada.

Al fin, la tecnología permite organizar la gestión de las sociedades a lo largo del año y, además, procesar la información sobre el desempeño del equipo durante cada período.

Cumplir los plazos para terminar de la mejor manera el año

“El mayor desafío para un contador a fin de año es poder cumplir con todos los plazos. Cualquier tipo de herramienta digital que nos ayude a dar seguimiento a los vencimientos se vuelve indispensable. Parece algo simple, pero cuando tenemos que manejar muchos cierres en paralelo esa función es crucial”, afirma Florencia Bertani, Gerente de Auditoría del estudio contable Fabetti Bertani & Asociados.

Hay mucho movimiento de fondo en las sociedades que se activa en los últimos meses del año. Por ejemplo, los aportes irrevocables que hacen los accionistas a las sociedades tienen que capitalizarse mediante un acta de asamblea que tiene que suceder antes del cierre de ejercicio, generalmente entre noviembre y diciembre.

“Una herramienta clave acá sería tener plantillas de actas de capitalización de aportes irrevocables en donde uno pueda ir completando los datos de las sociedades y los números que surjan de los balances pero tener el resto del acta ya armada” comenta Jerónimo Ocampo, del área de Mercado de Capitales del estudio O’Farrell.

Existen varias herramientas digitales que permiten agilizar estos procesos y las tareas rutinarias de los departamentos legales y los profesionales del derecho empresarial. La tecnología es muy útil a la hora de dar seguimiento a varias sociedades en paralelo.

 Brevity, por ejemplo, simplifica y centraliza la elaboración de actas. Además facilita la creación simple de documentos legales. También cuenta con un sistema de alertas y vencimientos, casilla de mensajes entre usuarios y alertas vía e-mail para ser proactivo y adelantarse a vencimientos y renovaciones necesarias en cada sociedad.

La tecnología toma todas estas tareas rutinarias para que los profesionales tengan una mejor calidad de vida laboral y menor riesgo de cometer errores y olvidarse de las fechas límite. 

Ordenar documentos y archivos

Fin de año se presenta como una gran oportunidad para organizar los archivos físicos y digitales de la organización. Por un lado, es necesario identificar todos los documentos que pueden ser eliminados. 

Por el otro, es fundamental encarar de forma sistemática la organización y el almacenamiento de documentos. Según el estudio de opinión de Opinaia, las tareas con mayor dificultad son el acceso a información societaria (34%), el armado de reservorio de documentos (29%) y el seguimiento de vencimientos (25%). A su vez, 93% considera importante poder acceder a documentación laboral en forma remota y 71% afirma que gran parte del tiempo de trabajo se invierte en tareas rutinarias.

Los softwares de gestión jurídica buscan modernizar el derecho empresarial y societario y reducir hasta en  90 % los tiempos de operación y administración de documentos. 

Evaluar la productividad de los equipos

Los balances de fin de año representan una oportunidad para evaluar la eficiencia de los equipos y así generar mejores resultados para la organización y mejorar el bienestar general de los trabajadores. Estas instancias pueden ser un catalizador para la mejora continua que permite a los empleados y empleadores maximizar su potencial.

Hay muchas formas de medir la productividad. Como indica Forbes, algunos líderes evaluarán la actividad de sus empleados utilizando datos y observaciones personales para obtener parámetros de la cantidad de trabajo realizado además de los resultados obtenidos.

En esos casos son fundamentales las métricas que brindan las herramientas tecnológicas, como cantidad de archivos, cantidad de mensajes, horas facturadas, etc. Antes de fin de año, muchas organizaciones están aprovechando las alternativas que le ofrece la tecnología para fortalecer su diagnóstico del desempeño de la organización. 

Los datos brindan información vital sobre el rendimiento de los equipos. Por ejemplo, pueden revelar que los profesionales están dedicando mucho tiempo a tareas específicas, lo que incita a reflexionar sobre cómo mejorar, simplificar o aumentar estas responsabilidades. También pueden permitir tomar mejores decisiones.

Por ejemplo, cuando Microsoft analizó los datos del rendimiento de sus equipos, descubrió que los empleados eran más productivos durante un intervalo de tiempo de tres horas cada mañana. A partir de esa información decidieron evitar programar reuniones durante los momentos de máxima productividad.

Como afirma Pablo Armando, socio del estudio Noetinger & Armando: “Hoy en día estamos trabajando fuertemente en mecanismos que nos permiten medir con mayor facilidad objetivos, rendimientos y la experiencia de nuestros clientes.”

Revisar el presupuesto anual 

Uno de los balances más importantes que se pueden hacer a fin del año es medir la rentabilidad de la organización y la tecnología ofrece varias alternativas para hacerlo. 

Se puede comenzar por realizar un seguimiento y analizar detalladamente los gastos duros de la empresa. Hacerlo puede ayudar a identificar patrones valiosos como áreas de práctica que pueden tener un mejor desempeño que otras.

A continuación, se deben analizar los costos indirectos y gastos generales. De esta manera se puede conocer si hay áreas en las que se puedan reducir costos o renegociar contratos con proveedores.

Por último, es importante evaluar si las tarifas son adecuadas para cubrir los costos o si debe considerar un aumento de tarifas para asegurarse de que el estudio siga aumentando la rentabilidad.

Para documentar y controlar el presupuesto, se puede implementar un sistema de administración o ERP. Entre otras funciones, estos softwares permiten obtener en segundos el estado de resultados, estado de situación financiera y flujo de efectivo, además de ofrecer un control de inventarios. También existen softwares especializados como Dinfox para dar seguimiento a la contabilidad y generar balances. 

Fijar metas de crecimiento para el año próximo

El fin de un año es el momento indicado para planificar el crecimiento futuro y, en este momento, eso significa en la mayoría de los casos incluir nueva tecnología. Si el objetivo es trabajar cada año de forma más inteligente, es importante conocer las herramientas que permiten aumentar la eficiencia. 

En primer lugar, es fundamental identificar cuáles los procesos que se pueden automatizar y agilizar. Puede ser bueno revisar los procedimientos de creación de actas, los procesos de facturación, las prácticas de mantenimiento de archivos, las tareas comerciales, entre otros. 

En segundo lugar, puede ser útil desarrollar flujos de trabajo inteligentes. Una organización que busca evolucionar, necesariamente debe desarrollar procesos que faciliten alcanzar sus objetivos y simplifiquen el trabajo a sus colaboradores. 

En el caso específico del Derecho, las tecnologías de automatización de documentos ayudan a achicar el tiempo que se dedica a tareas repetitivas, su corrección y supervisión ya que reducen la cantidad de campos de texto que deben ser completados cuando se trabaja sobre modelos estandarizados, como, por ejemplo, los contratos.

Esto facilita las tareas tanto abogados senior como juniors, ya que sirve tanto para supervisar y corregir como para desarrollar los documentos que se utilizan en la práctica profesional.

“Estamos constantemente invirtiendo en nuevas tecnologías y sistemas que permiten mejorar nuestra forma de prestar los servicios y adecuarnos a las nuevas necesidades de los clientes. Muchas soluciones son softwares especializados y otros adaptaciones de plataformas comunes, como por ejemplo Google Workspace”, explica Pablo Armando, de Noetinger y Armando Abogados. 

Si bien es importante cuidar el presupuesto, aumentar la inversión en tecnología puede ser un buen medio para lograr los objetivos de crecimiento de la organización.