Gobernanza de la información: clave para la toma de decisiones

Con un enfoque estratégico, las gerencias legales corporativas lideran la gestión efectiva de datos e información impulsando la rentabilidad y el crecimiento empresarial. Al tener datos precisos, actualizados y disponibles, los líderes empresariales pueden tomar decisiones fundamentadas. Además, anticipar desafíos, identificar oportunidades de crecimiento y minimizar riesgos legales. 

La gobernanza de la información  corporativa establece políticas, procesos y controles para asegurar la calidad, integridad y seguridad de la información. La gobernanza de datos legales fomenta una cultura de transparencia y responsabilidad. Esto facilita la colaboración entre equipos y áreas operativas, que es uno de los desafíos que enfrentan las gerencias legales y abogados corporativos en la actualidad. 

¿Qué es la gobernanza de la información en el mundo corporativo?

En el mundo corporativo, la gobernanza de la información y la gobernanza de los datos son enfoques complementarios para gestionar eficientemente la información empresarial.

La gobernanza de la información consiste en un enfoque multifuncional que involucra a diferentes áreas de la organización y establece un marco estratégico global que garantice el uso eficaz y eficiente de la información.

Por otro lado, la gobernanza de los datos se centra en la administración y control de los datos en sí mismos, asegurando su precisión, consistencia y validez. Ambos enfoques son fundamentales para la toma de decisiones informadas y potenciar la colaboración y comunicación.

Gobernanza de datos 

La gobernanza de datos es el proceso de gestión de la disponibilidad, usabilidad, integridad y seguridad de los datos en los sistemas empresariales. Se basa en normas y políticas internas y también involucra el control del uso de los datos.

De acuerdo al especialista Hans Willers, las características clave de la gobernanza de datos incluyen: 

• Calidad: garantiza que los datos sean precisos, coherentes y completos. 
• Seguridad: asegura que los datos estén protegidos contra el acceso, la modificación o la eliminación no autorizados.
• Privacidad: los datos se gestionan de acuerdo con las leyes y reglamentos aplicables relacionados con la privacidad de datos.
• Administración: El gobierno de datos asigna la propiedad y responsabilidad de los datos a individuos o grupos específicos dentro de la organización. 
• Arquitectura: la arquitectura de datos de la organización apoya sus procesos y objetivos de negocio.

Gobernanza de la información

Según Willers, la gobernanza de la información busca asegurar que la información se gestione de manera que respalde los objetivos comerciales, el cumplimiento normativo y la gestión de riesgos empresariales.

Las principales características de la gobernanza de la información son:

• Políticas y procedimientos: requiere el establecimiento de políticas y procedimientos que rijan la recolección, uso, retención y disposición de los activos de información.
• Gestión de la calidad de los datos: implica la implementación de procesos y controles para garantizar que la información sea precisa, completa y coherente. 
• Seguridad de la información: protege del acceso, uso y divulgación no autorizados.
• Gestión del cumplimiento: asegura que la organización cumpla con los requisitos legales y reglamentarios relacionados con la gestión de la información. 
• Participación de las partes interesadas: requiere la participación de las partes interesadas de diferentes áreas de la organización, incluyendo departamentos de TI, legales, de cumplimiento y de negocios. 
• Mejora continua: exige la implementación de procesos y controles para monitorear y mejorar continuamente las prácticas de gestión de la información.

Además, Google Cloud destaca la importancia de que la gestión del ciclo de vida de los datos sea consistente. Esta requiere la gobernanza de los datos durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación. Esto incluye la definición de políticas y procedimientos de retención, copia de seguridad y recuperación de datos y estrategias de archivo.

¿Cuáles son los objetivos de fomentar la gobernanza de la información y datos corporativos?

La gerencia legal busca fomentar la gobernanza de los datos corporativos para promover la transparencia y responsabilidad en la gestión de la información empresarial. Además, se esfuerza por garantizar la conformidad con las regulaciones y leyes pertinentes, así como mitigar retrasos en el negocio asociados con la gestión de datos y documentos legales. 

Establecer políticas, procesos y controles efectivos asegura la calidad, integridad y seguridad de la información.

En última instancia, el objetivo es maximizar el valor de la información y datos corporativos, fortaleciendo la posición competitiva y el éxito sostenible de la empresa.

Otro objetivo clave de la gobernanza de datos es que no existan silos de datos. Esos silos suelen acumularse cuando los distintos departamentos implementan sistemas de procesamiento separados sin coordinación centralizada. La gobernanza de los datos tiene por objeto armonizar los datos de esos sistemas mediante un proceso de colaboración con la participación de las diversas áreas y colaboradores externos de la empresa. 

Además, asegura que los datos se utilicen correctamente al evitar la introducción de errores de datos en los sistemas y bloqueando el posible uso indebido de datos y otra información confidencial. 

La gobernanza de la información corporativa tiene un impacto positivo en los procesos de trabajo de las gerencias legales al mejorar su flujo de trabajo y tiempo de respuesta. Al aprovechar las soluciones de legaltech, como plataformas de gestión de documentos y automatización de tareas, las gerencias legales pueden optimizar aún más su rendimiento y productividad. 

Soluciones tecnológicas para la gestión eficiente de datos legales

Las soluciones tecnológicas juegan un papel crucial en la gestión eficiente de datos legales. Mediante el uso de legaltech, las gerencias legales pueden centralizar y organizar documentos y datos legales facilitando el acceso rápido y seguro a la información relevante.

Estas herramientas, además, proporcionan análisis de datos y métricas que ayudan a evaluar y mejorar continuamente la eficiencia del equipo legal. 

Al adoptar la tecnología legal y aplicar una sólida gestión de procesos corporativos, las gerencias legales pueden maximizar su rendimiento, cumplir con los plazos y prioridades y agregar un mayor valor estratégico a la organización.

Estas soluciones también ofrecen funcionalidades avanzadas, como la indexación y búsqueda inteligente, que permiten encontrar rápidamente los documentos necesarios y reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas.

Además, la automatización de tareas legales a través de herramientas tecnológicas ayuda a agilizar los procesos y minimizar los errores humanos. Mediante la configuración de flujos de trabajo automatizados, las gerencias legales pueden estandarizar y optimizar la ejecución de tareas recurrentes, como la validación de información societaria o la elaboración de informes legales. 

Otra ventaja de las soluciones tecnológicas en la gestión de datos legales es la capacidad de generar análisis y métricas en tiempo real. Mediante el uso de paneles de control y herramientas de inteligencia empresarial, las gerencias legales pueden obtener información detallada sobre el desempeño de sus operaciones, identificar áreas de mejora y tomar decisiones fundamentadas basadas en datos.

El liderazgo de la gerencia legal en la gestión de información legal corporativa 

Al liderar estos procesos, las gerencias legales se convierten en impulsores estratégicos de la toma de decisiones empresariales. 

Su experiencia en asuntos legales y comprensión profunda de la información empresarial les permite brindar una perspectiva única y valiosa. Al colaborar estrechamente con otros líderes y equipos en la organización, las gerencias legales pueden influir en la dirección estratégica de la empresa y mitigar riesgos legales. 

Además, al tener un papel central en la gestión de datos y documentos legales, pueden garantizar la validez y calidad de la información utilizada en la toma de decisiones. 

Este enfoque proactivo y estratégico permite a las gerencias legales ocupar roles de liderazgo en los procesos de toma de decisiones, generando un impacto positivo en el éxito y la rentabilidad de la empresa.