Cómo es la gestión profesional de proyectos legales

La gestión profesional de proyectos y las herramientas de Project Management permite alcanzar resultados de calidad de manera rentable y eficiente. Por eso, los abogados se están convirtiendo en líderes de la gestión de proyectos para alcanzar sus objetivos dentro de sus estudios jurídicos o en los departamento de legales de las empresas.

La revolución tecnológica ha potenciado la diversificación y fragmentación del trabajo en la industria legal. Cada vez más actores participan en los procesos, por lo que integrar las diversas partes se ha vuelto crucial. 

Así, adquirir habilidades de gestión se vuelve tan necesario como útil a la hora de agregar valor a los proyectos y negocios de los clientes. Más que nunca, es beneficioso que los abogados hablen el lenguaje de la gestión profesional de proyectos y tomen como propia esta metodología de trabajo. 

 

Cómo es la gestión profesional de proyectos legales para abogados

La gestión profesional de proyectos legales emplea los principios de la administración de proyectos en las tareas de los abogados. El International Institute of Legal Project Management (IILPM) define la gestión profesional de proyectos legales como «la aplicación de los principios y prácticas de gestión de proyectos para mejorar la prestación de servicios legales».

El uso de herramientas y técnicas de proyectos permite que un estudio jurídico pueda planificar, presupuestar, programar y asignar mejor los recursos. La gestión de proyectos define los objetivos, estructura de forma metódica el trabajo y proporciona un marco de procesos para alcanzar los resultados. Asimismo, permite tener una visión clara de las ganancias que se generan en cada etapa del trabajo. La gestión profesional de proyectos legales permite alcanzar resultados de calidad de manera más rentable y eficiente. 

Al mismo tiempo, la gestión profesional de proyectos ayuda a que una firma de abogados identifique y administre los riesgos posibles de manera efectiva. Los problemas son resueltos con mayor eficacia a medida que surgen y se lidia con las modificaciones necesarias de manera rentable. A fin de cuentas, estos son principios fundamentales de la gestión de proyectos que ahora se aplican a la profesión jurídica.

Cómo ser un buen líder de proyectos legales

Un abogado como líder de proyectos legales asegura que se cumpla con lo prometido. Esto no solo implica alcanzar los objetivos. Sino también hacerlo a tiempo, dentro del presupuesto, y con transparencia, previsibilidad y responsabilidad. La gestión profesional de proyectos legales permite alcanzar resultados de calidad de manera más eficiente.   

No es necesario tener una certificación específica para ser un líder de proyectos legales. Sin embargo, se pueden distinguir algunas habilidades fundamentales con las que se debe contar para realizar una correcta gestión. 

Habilidades básicas de gestión de proyectos

En primer lugar, un líder de proyectos legales debe ser capaz de gestionar proyectos complejos bajo presión. Por esa razón, es esencial contar con las habilidades y atributos fundamentales de la gestión de proyectos. Esto incluye el liderazgo, la resolución de problemas, y el pensamiento crítico y estratégico. La incorporación de metodologías ágiles también resulta sumamente útil cuando se precise. 

• Una comunicación excepcional

Las habilidades de comunicación, tanto a nivel interno con el equipo como externo con los clientes, son sustanciales. Los líderes de proyectos legales deben ser claros al momento de transmitir los planes, procesos y objetivos a sus equipos. A su vez, se deben tener en cuenta siempre las expectativas del cliente.

• Organización y atención al detalle

Un alto nivel de organización es fundamental para todos los abogados. De cualquier manera, este aspecto juega un rol aún más central en la gestión profesional de proyectos. Los líderes de proyectos legales deben supervisar la planificación, la ejecución y la evaluación de múltiples procesos y proyectos en un estudio jurídico. La organización es, entonces, fundamental para que el flujo de trabajo funcione sin problemas.  

• Pensamiento analítico

Monitorear, evaluar y analizar los resultados de los esfuerzos de trabajo es un factor crucial en la gestión efectiva de proyectos legales. A menudo, esto requiere de pensamiento analítico para poder interpretar datos y medir indicadores clave de desempeño.

• Conocimientos sobre la industria legal

Los líderes de proyectos legales no necesariamente necesitan ser abogados. De cualquier manera, la familiaridad con los procesos legales es útil para un líder de proyectos específico de la industria legal. El conocimiento propio de la industria que posee un abogado se convierte en un valor diferencial al desempeñarse como líder de proyectos. La clave de la competitividad de los abogados está en potenciar el aprendizaje continuo. 

 

Funciones del líder de proyectos legales en un estudio de abogados

Como destaca la Association of Corporate Counsel (ACC), la gestión profesional de proyectos permite definir y planificar los proyectos de manera clara. Una correcta implementación de las habilidades de gestión garantiza que los proyectos se implementen de acuerdo con lo planeado. La gestión profesional de proyectos legales permite alcanzar resultados de calidad de manera más rentable y eficiente. La asociación destaca cuatro fases en las que se puede categorizar la gestión profesional de proyectos legales.

Antes que nada, es necesario definir el alcance del proyecto. Se comienza por establecer las metas, el enfoque y los entregables de cada proyecto. Aquí se identifica lo que el proyecto debe abarcar y lo que debe lograr, y es la base para su posterior planificación y gestión. De esta manera, se facilitará la determinación de las fases y los plazos, la asignación del personal y el presupuesto.

Luego, se trabaja sobre la planificación del proyecto. En esta etapa se establece el plan del proyecto, en el cual se determinan los plazos, el presupuesto y el personal necesarios. Es recomendable comenzar por identificar las principales etapas e hitos del proyecto. Una vez definidas las fases principales, el equipo puede dividirlas en tareas específicas y determinar su orden. 

A continuación, se lleva adelante la ejecución del plan. Aquí se desarrolla el proyecto dentro de los parámetros establecidos y se realizan los ajustes necesarios. Esta etapa implica la delimitación de expectativas, la gestión del equipo y las comunicaciones. También la administración del presupuesto, los plazos y el control de calidad. Asimismo, es necesario evaluar y mitigar los riesgos de forma constante y así refinar el plan según sea necesario.

Se concluye con una evaluación de los resultados del proyecto y se reflexiona sobre lo aprendido una vez terminado el proyecto. Cada proyecto proporciona información que puede resultar útil para la planificación en el futuro. Las conclusiones son una oportunidad para esclarecer los procesos y tareas que funcionan así como aquellos que se podrían mejorar. 

 

Beneficios de la gestión profesional de proyectos legales

No todos los estudios de abogados necesitan un líder de proyectos propiamente dicho. Aún así, la mayoría de las firmas en crecimiento podrían beneficiarse de la gestión profesional de proyectos, tanto hacia adentro del estudio como para los clientes. 

Una gestión adecuada permite una cierta estandarización en la manera en la que los estudios jurídicos administran los proyectos legales. Entre los principales beneficios se encuentran la previsibilidad, la disminución de costos y una mayor satisfacción del cliente. 

En primer lugar, una gestión de proyectos efectiva ayuda a la previsibilidad. Si todo el equipo conoce con claridad los procesos de trabajo, no es necesario desarrollar un nuevo plan cada vez que se aborda un nuevo proyecto. Del mismo modo, un proceso establecido permite anticipar mejor los riesgos potenciales y predecir de forma eficiente los plazos para cumplir las actividades.

En segundo lugar, una correcta aplicación de los fundamentos de la gestión de proyectos contribuye  a reducir los costos. La implementación de procesos adecuados ayuda a mantener los costos al mínimo al promover planes preestablecidos y eficientes para cada asunto. Al mismo tiempo, detectar las distintas fases del proyecto y sus necesidades básicas fomenta un uso más rentable de los recursos. 

Por último, la gestión profesional de proyectos legales puede colaborar con una mayor satisfacción del cliente. Cuando los abogados trabajan con procesos preestablecidos, los clientes obtienen una experiencia legal más consistente y transparente.

La gestión profesional de proyectos legales permite alcanzar resultados de calidad en estudios jurídicos de cualquier tamaño. En palabras de Anna Marra, miembro del Consejo Asesor Global del IILPM: «El sector legal se puede beneficiar de este enfoque para poder poder gestionar el trabajo de forma más eficiente, más productiva y más alineada con las exigencias del cliente».