Adopción de tecnología legal: guía para departamentos corporativos

La avalancha de responsabilidades en los departamentos legales de empresas no muestra signos de disminuir. En este contexto, la adopción de tecnología legal emerge no sólo como un aliado, sino como un catalizador para la eficiencia y la innovación. Te contamos cómo incorporar legaltech puede transformar tu departamento legal, superar desafíos y abrir nuevas oportunidades.

La ineludible necesidad de la tecnología en el ámbito legal

Según una encuesta realizada por McKinsey en 2021, las empresas que se encuentran en el decil superior en términos de innovación son también las más rentables. Esto es especialmente relevante para el ámbito legal. 

Ezequiel Braun Pellegrini, CEO y fundador de Brevity, explica: “Organizaciones de diversas industrias y tamaños mediante la adopción de estas herramientas, cuantifican y miden sus resultados. Al mismo tiempo, optimizan los flujos de trabajo disminuyendo los costos y riesgos que traen aparejados los errores humanos. De esta manera, cada día aportan celeridad, coherencia y, sobre todo, eficiencia a sus procesos, un valor agregado clave para el crecimiento de cualquier organización”. 

La tecnología no solo permite una mejor gestión de documentos e información legal, sino que también facilita una comunicación más eficiente con los clientes. Además, las herramientas tecnológicas pueden automatizar tareas rutinarias, liberando tiempo para que los abogados se concentren en asuntos más complejos. 

“La necesidad de digitalización resulta especialmente clara en relación con la gestión electrónica de documentos hasta ahora de papel, el acceso a las bases de datos de conocimiento y, de forma externa, en la mejora en la comunicación y la colaboración en tiempo real con el cliente, facilitándole información de su utilidad”. Así lo definen Román Gil Alburquerque, socio de Sagardoy Abogados, y Óscar de la Fuente, director de TI de la firma. 

Desafíos para la adopción de tecnología legal y cómo superarlos

La incorporación de tecnología en los departamentos legales de empresas presenta su propio conjunto de desafíos. Diego Bleger, socio líder de Advisory de KPMG Argentina, destaca que la innovación debe ser «continua y natural». Esta perspectiva es especialmente relevante para los departamentos legales de empresas que no nacieron en la era digital y que enfrentan obstáculos en su camino hacia la digitalización.

Uno de los desafíos más comunes es la resistencia al cambio. Esta resistencia puede ralentizar el proceso de adopción y generar un ambiente laboral tenso. Para abordar este problema es crucial enfocarse en la capacitación continua y la gestión del cambio.

Crear una cultura organizacional que valore el aprendizaje y la adaptabilidad es fundamental. Desde la alta dirección hasta los miembros del equipo legal, todos deben estar comprometidos con la visión de un departamento más eficiente y efectivo gracias a la tecnología.

La comunicación abierta es otra clave para el éxito. Los miembros del equipo deben sentirse cómodos expresando sus preocupaciones y haciendo preguntas. Esto no solo facilita la transición, sino que también ayuda a la empresa a identificar posibles áreas de mejora en el proceso de adopción tecnológica.

Es aquí donde las startups tecnológicas entran en juego. Estas empresas emergentes a menudo desarrollan soluciones que son más ágiles, personalizables y fáciles de integrar que las ofrecidas por proveedores más establecidos. Las soluciones de legaltech, en particular, están diseñadas para abordar los desafíos específicos que enfrentan los departamentos legales.

Finalmente, es vital establecer métricas y KPIs para evaluar el éxito de la adopción de tecnología. Esto permite al departamento ajustar su estrategia conforme a resultados medibles, asegurando que los recursos se utilicen de la manera más eficiente posible.

Inversión en tecnología legal: un imperativo comercial

El auge de las startups tecnológicas en Latinoamérica es un fenómeno que no puede ser ignorado, especialmente cuando se trata de la adopción de tecnología en los departamentos legales de empresas. En el primer trimestre de 2023, estas empresas recaudaron la impresionante cifra de $406 millones de dólares. 

Fernando Pontaza, fundador y socio director de Invariantes, señala en un artículo de Inversor Latam que la inversión en tecnología trasciende los meros números. No se trata solo de una cuestión financiera, sino de un cambio paradigmático que tiene el potencial de transformar la forma en que vivimos y trabajamos.

Primero, las soluciones de legaltech están diseñadas para abordar problemas específicos que enfrentan los departamentos legales, como la gestión de datos y documentos legales, el cumplimiento normativo y la protección de datos. Estas herramientas no solo automatizan tareas rutinarias, sino que también facilitan la gobernanza de los datos que pueden ser cruciales para la toma de decisiones estratégicas.

Segundo, la agilidad y la flexibilidad son dos de las principales ventajas de las soluciones desarrolladas por startups. A diferencia de las soluciones de software más tradicionales, las herramientas de legaltech suelen ser más fáciles de implementar y personalizar. Esto permite a los departamentos legales adaptarse más rápidamente a las cambiantes necesidades del negocio y del entorno regulatorio.

Tercero, la inversión en legaltech también puede ofrecer un retorno de inversión (ROI) significativo. Al mejorar la eficiencia y reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas, los departamentos legales pueden centrarse más en actividades de alto valor, como la estrategia legal y la consultoría interna.

La inversión en tecnología no es solo una tendencia, sino un imperativo comercial para los departamentos legales que buscan mantenerse competitivos en un mundo cada vez más digitalizado. Con las soluciones adecuadas, los beneficios pueden ser significativos, desde la mejora de la eficiencia hasta la transformación completa de cómo se presta el servicio legal.

Cinco consejos para una adopción exitosa de tecnología legal

• Evaluación de necesidades: antes de cualquier inversión, es crucial comprender las necesidades específicas de su empresa.
• Capacitación continua: la formación de los empleados debe ser un proceso continuo para asegurar una adopción exitosa.
• Enfoque en el cliente: la tecnología debe utilizarse para mejorar la comunicación con clientes internos y externos, no solo para automatizar tareas.
• Priorizar la seguridad: la seguridad de los datos es especialmente crucial en el ámbito legal, donde se maneja información sensible.
• Monitoreo y ajustes: la adopción de tecnología es un proceso dinámico que requiere revisión y ajustes constantes.

Al final del día, las herramientas tecnológicas son eso: herramientas. Pero en manos adecuadas, pueden convertirse en instrumentos poderosos para liderar el cambio, mitigar riesgos y crear valor en la empresa. Así que, más allá de la inversión financiera, la verdadera apuesta aquí es por un futuro más ágil, seguro y eficiente para el ámbito legal corporativo.