Una única fuente de verdad en la transformación digital

Por Ezequiel Braun Pellegrini

Abogado, Founder y CEO de Brevity

Uno de los pilares de la transformación digital de cualquier empresa o estudio es el uso de datos. Aunque parece obvio que esos datos tienen que ser únicos, accesibles y actuales, todos los días trabajamos de otra forma.

¿Cuál es la versión final del contrato?

¿La 001, la v.001, la v.002 final, o esa versión que dice 002 final-de verdad-tomar esta? En la práctica del derecho societario, nos encontramos que para estar 100% seguros de una información tenemos que recurrir a la fuente. En muchos casos, física: el libro de actas para ver última designación y el estatuto para el plazo.

La centralización en el manejo de datos ahorra tiempo, dinero y evita errores (que a su vez pueden costar tiempo y dinero).

¿Cómo se organiza la información societaria hoy?

En nuestro camino con Brevity nos encontramos que los departamentos de legales y estudios que mejor organizados están en cuanto a información societaria tienen dos características:

• (i) además de tener los documentos digitalizados, han extraído la información relevante y la exponen en documento centralizado.
• (ii) El trabajo de mantener esa información está asignado a una única persona, nadie más puede modificar esa información.

Esta sigue siendo una solución imperfecta.

En estos casos, todavía es necesario consultarle a la persona que es responsable de la información. De esta manera, tanto el que pregunta como el que responden deben dedicar parte de su tiempo a esto.

A la vez, este tipo de sistema no soluciona la duplicación del trabajo de data entry, la tarea de volcar esa información en distintos documentos. Cada vez que alguien necesita completar un formulario, informar ante un registro público o redactar un acta o contrato, tendrá que volver a cargar esos datos.

Una arquitectura de datos estructurados y plataforma con distintos roles de autorización permite generar esa única fuente de verdad.

La única fuente de verdad, o single source of truth, es la que utilizan los distintos departamentos de una empresa y áreas de estudios para tener siempre disponible la información que necesitan y confiar que está actualizada y es correcta.