Cómo hacer más eficiente la presentación de estados contables

Por Clara Ibarborde

Abogada

 

La presentación de los estados contables de una sociedad requiere que los profesionales responsables de llevar los asuntos contables y legales trabajen de forma coordinada y organizada. Hay muchas maneras de hacer más eficiente la presentación de estados contables, entre las más importantes se encuentran mantener la información societaria al día y la gestión centralizada de tareas y documentos.

La Ley General de Sociedades estipula que el acta de asamblea que trate los estados contables debe realizarse dentro de los cuatro meses posteriores a la finalización del ejercicio. El tratamiento de estados contables rige tanto para sociedades anónimas como para sociedades de responsabilidad limitada. La presentación de estados contables, por su parte, solo se exige para las sociedades anónimas, Sociedad Anónima Simplificada (SAS), Sociedad Anónima Unipersonal (SAU) y sociedades con participación estatal mayoritaria. 

Cómo hacer más eficiente la presentación de los estados contables de una sociedad

Buena parte de los ejercicios económicos finalizan en diciembre, por lo que los primeros meses del año puede traer una gran carga de trabajo a los profesionales del derecho societario. En esos momentos, tener la información societaria disponible y organizada facilita cumplir con los plazos sin estrés ni pérdidas de tiempo. 

Tomando principios y herramientas de la gestión profesional de proyectos legales, la presentación de estados contables puede estar centralizada en un software de gestión jurídica  para optimizar el flujo de trabajo y mejorar la propuesta de valor para los clientes.

Estos son cinco consejos para hacer más eficiente la presentación de los estados contables de una sociedad:

1. Comunicación fluida 

Es fundamental que exista un contacto permanente entre los profesionales a cargo de las sociedades y el equipo de contadores que confecciona el balance. Una manera de ofrecer un servicio de excelencia es entregar los balances y las actas asociadas de forma inmediata. Para esto, es necesario fortalecer la comunicación dentro del equipo. La tecnología es la mejor aliada para esto, especialmente los softwares de gestión que facilitan la centralización para el rápido acceso a la información societaria. 

2. Tener un sistema de alertas y vencimientos

La presentación de estados contables es un proceso que se inicia cuando cierra el ejercicio económico, sigue con la confección del balance y del acta de tratamiento de estados contables. Tener un sistema de alertas que facilite el seguimiento de cada paso es fundamental para agilizar la gestión de las sociedades. 

De la misma manera, poder hacer un seguimiento detallado de los vencimientos de la sociedad ayuda a mejorar la calidad del servicio que se ofrece a los clientes. 

3. Contar con la información de la sociedad al día

El reporte societario debe contar con la  información de la sociedad. 

En él deben figurar las características, una breve reseña del estatuto, el directorio vigente, capital social, sede social. Es decir, la información que es necesaria para realizar el acta de asamblea por tratamiento de estados contables. 

Poder acceder a la información actualizada y organizada de forma clara permite presentar los estados contables en el plazo que corresponde y sin errores. 

4. Seguir el detalle de cada paso del trámite

En la guía de trámites de Inspección General de Justicia se pueden ver los pasos a seguir desde el momento en que se termina con la confección del balance. Por ejemplo, si es una sociedad no comprendida en el artículo 299 de la LGS simplemente se presenta el aplicativo SITIGJ. En cambio, si pertenece al citado artículo, deberá presentarse documentación 15 días corridos antes de la Asamblea y luego otra documentación 15 días corridos después de dicha Asamblea. 

5. Tener a la vista el marco regulatorio que corresponde

Además de las sociedades anónimas, sociedades que se encuentran contempladas en el artículo 299 de la Ley General de Sociedades. La ley alcanza a aquellas sociedades que hagan oferta pública de sus acciones o debentures; tengan capital social superior a $ 50.000.000 (RG IGJ 7/15); sean de economía mixta o se encuentren comprendidas en la Sección VI; realicen operaciones de capitalización, ahorro o en cualquier forma requieran dinero o valores al público con promesas de prestaciones o beneficios futuros; exploten concesiones o servicios públicos; se trate de sociedad controlante de o controlada por otra sujeta a fiscalización; se trate de Sociedades Anónimas Unipersonales.

¿Por qué es importante presentar los estados contables de una sociedad dentro del plazo indicado?

Las sociedades que no presenten sus estados contables en tiempo y forma pueden ser penalizadas, teniendo como consecuencia lo siguiente: 

• Encarecimiento de la tasa anual. 
• No podrán acceder al certificado de vigencia. 
• No podrán inscribirse trámites contables como medios mecánicos o revalúos técnicos.

La presentación de estados contables y la realización de las actas de tratamiento se deben hacer todos los años y es responsabilidad de la persona encargada de gestionar el ejercicio societario de la sociedad.  Afortunadamente, es posible automatizar gran parte de la búsqueda y actualización de la información para poder centralizar y agilizar la presentación de este y todo tiempo de documentos societarios. 

 

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