SaaS y sus oportunidades para el mundo del Derecho

Una de las principales tendencias IT de la última década ha sido la proliferación de ofertas en la nube o Software-as-a-Service (SaaS). La industria legal constituye una porción creciente de ese mercado, especialmente luego de los cambios en las formas de trabajar que impuso la pandemia de Covid-19 en el ámbito de la Justicia.

Qué es Software-as-a-Service

SaaS es un modelo de negocio en el que el software está en un servidor externo, fuera de las computadoras propias y se adquiere bajo un modelo de suscripción, no de licencia.

El software como servicio funciona en la nube, esto significa que la prestación de diferentes servicios de bases de datos, servidores, redes y software se realiza a través de internet.

En el mundo de SaaS no es necesario comprar el hardware ni licenciar el software. En cambio, se abona una tarifa mensual a un proveedor que no solo lo ejecuta en sus servidores sino que también es responsable de mantenerlo actualizado con todos los parches de seguridad.

Gran parte de las organizaciones e individuos ya utilizan este tipo de tecnología en su día a día: Dropbox, Google G Suite, WordPress, Slack, Microsoft Office 365, pueden sonar conocidas, aunque no estén específicamente diseñadas para abogados.

SaaS y su flexibilidad

Las soluciones SaaS se pueden actualizar automáticamente a la versión más reciente y compatible del software. Esto es particularmente útil en un mercado de alto grado de modificación normativa como en el que se desarrollan los abogados de la Argentina y Latinoamérica.

Las soluciones SaaS ofrecen a las empresas una gran flexibilidad. Así, a medida que las empresas crecen o reducen su tamaño, se pueden modificar los usuarios del contrato de la empresa con el proveedor de software.

Esta modalidad reduce las ataduras de un estudio a un contrato largo con un proveedor de software y permite prever mejor el flujo de gastos sin estar pendientes de la amortización de una inversión grande.

Las soluciones SaaS son sistemas que tienen altos niveles de escalabilidad, es decir, capacidad para adaptarse y mantener su nivel de rendimiento ante el aumento de usuarios o procesos. Un buen proveedor de SaaS responde las peticiones de sus clientes para garantizar que el sistema no tenga retrasos ni fallas.

Legaltech y la adopción de SaaS

La adopción de Lawtech tendrá implicaciones significativas para el futuro del derecho y la profesión jurídica con nuevas habilidades, nuevos modelos de prestación y un nuevo entorno competitivo entrando lentamente en el sector. También implica desafíos para los estudios legales.

Al pasar a un modelo SaaS alojado en la nube, encontrar un sistema que permita la importación de datos sensibles puede aliviar gran parte del estrés asociado con ese proceso.

En un informe realizado en 2019 por The Law Society en Inglaterra The Lawtech Adoption Report se indica que los estudios de abogados B2B (negocio a negocio en español) se han trasladado cada vez más a la SaaS en los últimos años y esto ha sido crucial para la expansión de lawtech.

De acuerdo al informe, “la mayoría de las soluciones lawtech son software-as-service basadas ​​en la nube que ofrecen a los clientes una mejor usabilidad, escalabilidad y seguridad que en las instalaciones tradicionales sistemas heredados”.

En cuanto a beneficios concretos, el reporte señala que “El SaaS enfocado en la revisión de documentos ha sido el gran ámbito de adopción para las firmas de abogados dado el volumen de actividad que puede ser automatizado”.

Las personas consultadas declararon que el uso de herramientas de inteligencia artificial y machine learning se han traducido en un ahorro de tiempo de entre 20 y 60% en la revisión de información.

Ventajas del uso de SaaS para los abogados

• Mayor accesibilidad

En términos generales, una de las mayores ventajas que el SaaS aporta para los estudios de abogados es una mayor capacidad de acceso a todos los sistemas utilizados para gestionar un estudio.

Mediante el uso de software de gestión de prácticas en la nube, los miembros de una firma de abogados pueden trabajar desde cualquier lugar donde tengan acceso a Internet.

En el caso específico del trabajo que realizan los abogados, las herramientas especializadas eficientes deberían ofrecen, además, distintos niveles de acceso para ver y manipular la información de acuerdo al nivel de confidencialidad o a las tareas que cada persona dentro del equipo de trabajo realiza con los datos compartidos.

• Adquirir competencias tecnológicas para una práctica más eficiente

Las empresas que utilizan soluciones legales bajo la modalidad SaaS pueden reducir el tiempo y los activos necesarios para centrarse en la gestión del negocio.

Las formas de trabajo cambiaron durante 2020 y todo indica que continuarán evolucionando en el futuro.

Alex Shootman, miembro del Forbes Technology Council, analiza cómo redefinir la productividad en el nuevo mundo del trabajo y destaca la importancia de  contar con tecnología que conecte a las personas que trabajan de forma remota, les permita colaborar, co-crear e innovar.

El consejo de Shootman es: “Elija la tecnología adecuada, haga que el trabajo sea importante y la productividad seguirá”.

• Mayor seguridad

De acuerdo a una encuesta de la empresa CyberArk realizada a más mil organizaciones mundiales en 2019, la razón principal por la que las organizaciones se pasan a la nube es la seguridad.

La empresa de seguridad informática McAfee entrevistó en 2019 a mil especialistas de informática de empresas de once países. 52 % de las empresas manifestaron experimentar mayor seguridad en la nube.

La empresa distingue entre “la primera ola de miedo” en el que las empresas temían la vulnerabilidad de sus datos.

Esta instancia pudo ser superada por muchas organizaciones cuando comenzaron a reconocer los esfuerzos de los proveedores de tecnología en garantizar la seguridad de los datos y ver el impacto positivo que este tipo de tecnología significó para su modelo de negocio (87 % afirmó que los beneficios de la nube impulsaron la aceleración de su negocio).

La investigación de McAfee encontró que 65 % de la información sensible de las empresas se encuentra en aplicaciones colaborativas y solo 10 % en “shadow IT”, que son dispositivos, software y servicios que no son controladas por las organizaciones y cuyo uso no está autorizado por ellas.

El informe destaca que el aprendizaje que las empresas están realizando respecto a la seguridad de sus datos es que la responsabilidad es compartida con los usuarios de la nube, que deben saber qué información debe ser protegida, dónde se encuentra y quién tiene acceso a ella.

Otra característica de la tecnología SaaS es que dialoga constantemente con los usuarios ya que tiene como objetivo poner a su disposición las herramientas que necesitan para realizar sus actividades de manera fácil, segura y eficiente.

Los profesionales del derecho se encuentran con la oportunidad de incorporar tecnología que aliviane gran parte de las tareas rutinarias para focalizarse en desarrollar estructuras de trabajo competitivas y satisfactorias, tanto para sus clientes como para los abogados que integran los equipos de trabajo.