5 buenas prácticas societarias para formalizar Pymes y emprendimientos

Tener una sólida política de compliance facilita la gestión, búsqueda de financiamiento y posibilidades de expansión de las empresas. Por eso, se recomienda seguir estas 5 buenas prácticas societarias para formalizar Pymes y emprendimientos de forma correcta. 

Por qué es importante tener una buena administración societaria 

Adquirir buenas prácticas en la gestión de la sociedad comercial no solo garantiza el cumplimiento de las normativas vigentes. A la vez, permite un mejor desempeño a nivel interno en la gestión de los recursos humanos. También, facilita la colaboración entre áreas y las relaciones con proveedores y clientes. 

A nivel externo, la información societaria es fundamental para relacionarse con organismos de control, bancos y distintas instituciones. 

La información societaria es requerida múltiples veces y con diferentes fines. En ese sentido, mantener una gestión societaria organizada y actualizada ahorra preciado tiempo en las operaciones diarias. 

5 buenas prácticas societarias para formalizar Pymes y emprendimientos

Para las empresas, acceder a su propia información actualizada y verificada por sus asesores contables y legales es de vital importancia para alcanzar sus objetivos comerciales.

Estas son algunas de las principales buenas prácticas recomendadas para mantener la gestión societaria organizada desde el primer día. 

• Selecciona el tipo societario que mejor se adapte a tu empresa. 

Cada tipo societario disponible en el país en el que se asentará la empresa tiene características propias. Antes de registrar la sociedad de un emprendimiento, lo ideal es analizar cuál es el que mejor se adapta a las características de la organización y a los objetivos que planea alcanzar. 

Algunas diferencias por país

En la Argentina, las formas de organizar las sociedades más comunes son la sociedad anónima (SA) y la sociedad de responsabilidad limitada (SRL). 38 % de las sociedades son Sociedades de Responsabilidad Limitada, 33 % son Sociedades Anónimas. 

12,9 % de las sociedades del país son Asociaciones Civiles y Fundaciones, 4,3 % Cooperativas y 11,6 % pertenece a la categoría “otra” del Registro Nacional de Sociedades. 

La Guía para el registro de trámites societarios encuentra información sobre el marco legal vigente para el registro de trámites societarios y un detalle de las características de las Sociedades de Responsabilidad Limitada y Sociedades Anónimas para el registro de trámites en el organismo de control que le corresponde.

En Chile, en la práctica,  las SRL son “preferidas por socios con relación de confianza que buscan pocas formalidades y gestión simplificada, siendo utilizadas típicamente por empresas familiares o sociedades profesionales”.  

La Sociedad por Acciones (SpA)  es una empresa que tiene una administración libre, lo que permite tener una gestión simple o compleja. Es definido como «una alternativa muy atractiva para emprendimientos, especialmente aquellos donde se busca incentivar la obtención de capital de riesgo”.

El Ministerio de Economía, Fomento y Turismo de Chile define al tipo Empresa Individual de Responsabilidad Limitada (EIRL) como una estructura muy común en microempresas.

• Fortalece tus relaciones con los contratos adecuados. 

Como política empresarial es altamente recomendable firmar contratos para formalizar la expresión buena voluntad entre las partes y establecer claramente el alcance de su acuerdo. 

De esta manera, no solo se cuidan las relaciones, también se hace más fácil el seguimiento administrativo y se asegura la transparencia en la administración de la empresa. 

Existen muchos recursos disponibles para emprendedores. Iniciativas como oneNDA, que desarrolló un modelo de acuerdo de confidencialidad open-source y no-code y Documate, que permite desarrollar contratos utilizando tecnología no-code, facilitan el acceso a este tipo de instrumento. 

Brevity pone a disposición de emprendedores estos, y otros, recursos para ayudarlos a organizar sus empresas desde el primer día. 

• Mantén la información societaria actualizada y validada. 

La mejor forma de asegurar la agilidad de la empresa y minimizar el margen de errores en el manejo de la información es establecer una única fuente de verdad o de información. En el caso de la información societaria, las soluciones legaltech pueden resultar especialmente útiles con este fin. 

Las empresas, especialmente aquellas que cuentan con asesores y colaboradores externos a la compañía, deben lidiar con la información que proviene de distintas fuentes, la falta de colaboración entre equipos, baja precisión y mala accesibilidad a los datos.

“La única fuente de verdad, o single source of truth, es la que utilizan los distintos departamentos de una empresa y áreas de estudios para tener siempre disponible la información que necesitan y confiar que está actualizada y es correcta”. Así lo explica Ezequiel Braun Pellegrini, CEO de Brevity y abogado especialista en derecho societario.

 

• Busca asesoramiento profesional. 

Aunque existe mucha información y herramientas disponibles para ayudar a emprendedores y pequeños y medianos empresarios a gestionar sus negocios, el asesoramiento profesional es irremplazable. 

En la gestión societaria, algunos trámites requieren la intervención -y la rúbrica- de abogados, contadores y escribanos. Así, existe una responsabilidad legal de contar con profesionales matriculados para algunas gestiones societarias. 

Además, el alcance del asesoramiento de este tipo de profesionales puede exceder el cumplimiento de las obligaciones formales de la empresa. Los abogados corporativos coinciden en que existe cada vez más demanda de sus servicios de asesoramiento para tomar mejores decisiones para la administración de la organización.   

• Respeta los plazos de vencimiento 

La gestión de las sociedades comerciales no finaliza luego de su inscripción ante el registro público. De acuerdo al régimen jurídico vigente para el tipo societario seleccionado, se debe informar las actualizaciones de la información societaria. Este es el caso si se modifica la sede, la presentación de balances contables, entre otros. 

Muchos documentos que hacen a la gestión jurídica de las sociedades tienen vencimiento, como los poderes otorgados y los cargos del directorio. Por otro lado, existen obligaciones como la renovación anual de los seguros de caución de los directores que no deben pasarse por alto. 

Centralizar la información, los documentos que la respaldan y contar con un sistema de alertas de vencimientos hacen posible estar al día con las obligaciones de la empresa. De esta manera se evitan multas, contratiempos y se garantiza la correcta continuidad del negocio.