Beneficios de una única fuente de verdad en la gestión societaria

Una Única Fuente de Verdad es uno de los elementos clave para la gobernanza de datos de las empresas. Para una gestión eficiente de sociedades, los equipos legales necesitan organizar datos y documentos para compartir información útil con colaboradores y clientes.

Una de las particularidades de la información societaria es que los datos provienen de distintas fuentes y que sufren modificaciones periódicas. De esta manera, la gestión societaria requiere procesos colaborativos seguros que puedan responder a la demanda de los clientes internos y externos.

¿Existe una Única Fuente de Verdad en el día a día de la gestión societaria?

Los equipos jurídicos trabajan con gran cantidad de datos distribuidos en distintos formatos y plataformas. Una única fuente de verdad para la gestión societaria permite acceder a información contextualizada y actualizada de forma segura.

Por eso, los espacios de colaboración de la información que se utilizan suelen no estar centralizados ni tener un sistema claro de organización. De esta manera,  la información debe ser localizada, validada y compartida por diferentes medios cada vez que es requerida.

Ezequiel Braun Pellegrini, destaca que no contar con una Fuente Única de Verdad tiene un impacto negativo en el día a día de los profesionales del derecho societario,

 “En la práctica del derecho societario, nos encontramos que para estar 100% seguros de una información tenemos que recurrir a la fuente”, explica Braun Pellegrini.

Según el CEO de Brevity, “uno de los pilares de la transformación digital de cualquier empresa o estudio es el uso de datos. Aunque parece obvio que esos datos tienen que ser únicos, accesibles y actuales, todos los días trabajamos de otra forma”.

Por qué los equipos legales necesitan implementar una Única fuente de Verdad

Sin contar con una Única Fuente de Verdad, las empresas o entidades empresariales recurren a compartir datos a través de la replicación de datos.

De acuerdo a Candy Pang y Duane Szafron de la Universidad de Alberta, “la replicación de datos en múltiples sistemas da lugar a incoherencias y desafíos de interoperabilidad”.

«Los abogados quieren un lugar para ir por la respuesta y las respuestas tienen que ser definitivas”, explica Tanisha Little, directora de Knowledge Management en Simpson Thacher & Bartlett LLP.

Gran parte de la responsabilidad de los equipos legales corporativos es responder las consultas y demandas de información por parte de sus clientes internos y externos. Esta información se consolida a partir de los datos constitutivos de la sociedad, la documentación que la respalda y sus sucesivas actualizaciones y modificaciones.

Establecer una Única Fuente de Verdad implica digitalizar, centralizar, organizar de forma inteligente y establecer los permisos de acceso a los datos. De esta manera, se evitan errores, redundancias y brechas de seguridad.

Cómo funciona una única fuente de verdad para la información societaria

Arquitectura de los datos es un término que hace referencia a cómo se recopilan, organizan y distribuyen los datos en una organización.

Así, Leandro DalleMule y Thomas H. Davenport explican que la arquitectura de la información rige los procesos y las reglas que “convierten los datos en información útil”.

Esto es clave para un equipo jurídico dedicado al derecho societario y sus clientes internos y externos por múltiples motivos.

• Hace más fácil estructurar los datos societarios

Establecer una única fuente de verdad para la información societaria impone los formatos para estructurar los datos.

Establece un criterio sobre el cual los datos se modificarán en el futuro:

Por ejemplo, cómo se visualiza y cómo se actualiza la información y documentación de las modificaciones en la composición societaria. Esto incluye cambios de sede, la composición de su directorio, accionistas, los apoderados y poderes vigentes, entre otros.

Facilita extraer información para su análisis:

Estructurar los datos siguiendo un criterio establecido permite reducir drásticamente el tiempo de respuesta a las demandas de información de los clientes internos y externos. A la vez, facilita el seguimiento de procesos.

• Permite consolidar datos que provienen de diferentes fuentes

La Única Fuente de Verdad consiste en gestionar datos dispares en varios sistemas. Mientras tanto, la única versión de verdad consiste en proporcionar los datos correctos a los responsables de la toma de decisiones para que puedan comprender claramente el rendimiento empresarial.

“Si una sola fuente se centra en la integración y sincronización de datos, una sola versión se trata de consolidar y alinear los informes y análisis”. Así lo explica Brent Dykes, fundador y Chief Data Storyteller de AnalyticsHero.

Lionel Graolou define la diferencia ente Única Fuente de Verdad y Única Versión de la Verdad:

Única Fuente de Verdad (SSoT): se refiere a un principio de almacenamiento de datos para obtener siempre una determinada información desde un solo lugar.

Única Versión de la Verdad (SVoT): se refiere a un punto de vista de los datos que todos en una empresa concuerdan en que es real y confiable.

• Hace más eficiente la capacidad de respuesta del equipo jurídico

El informe de ONIT sobre Reputación Jurídica de la Empresa (ELR) de 2022 remarca la importancia que el tiempo de respuesta de los equipos jurídicos tiene en la percepción que los clientes tienen de ellos.

El 60% de los encuestados en el ELR señalan que el tiempo medio de respuesta de los equipos jurídicos a las solicitudes de servicio es de días.

Un sistema que permite localizar de manera automática la versión válida de los datos favorece la eficiencia y la colaboración de los profesionales del derecho societario con el resto de las áreas de la empresa.

• Aumenta la seguridad del acceso a la información

El diagnóstico de la gestión de datos de las empresas que realizaron Leandro DalleMule y Thomas H. Davenport destacaba cuestiones relativas a la seguridad de la información.

“Más del 70% de los empleados tienen acceso a datos que no deberían, y el 80% del tiempo de los analistas se dedica simplemente a descubrir y preparar datos”.

Los datos almacenados en silos descentralizados y tecnología obsoleta contribuyen a las filtraciones de datos y la propagación de datos falsos o incorrectos.

En ese sentido, establecer una Única Fuente de Verdad permite también permite controlar los puntos de acceso a los datos y validar la relevancia de la información.

Los equipos jurídicos, departamentos legales o estudios de abogados, organizan, respaldan, validan y comparten información clave para la operación de las empresas.

Adoptar una única fuente de verdad permite determinar la versión actual de cada dato y documento, realizar seguimiento de procesos y definir el acceso seguro a la información societaria.