10 Consejos para el teletrabajo de los abogados

El trabajo a distancia es una realidad que se está desarrollando día a día, impulsada especialmente por la nueva normalidad que se vive en gran parte del mundo. Estos 10 consejos para gestionar el teletrabajo de los abogados tienen como objetivo promover el bienestar y la eficiencia cuando se adopta la modalidad de trabajo remoto.

De acuerdo con un informe presentado en conjunto por la Universidad de San Andrés y Microsoft Argentina hacia finales de 2020, 75 % de las personas siente que trabaja más desde que la pandemia de COVID-19 forzó la mudanza hacia la virtualidad.

Durante 2020, 7 de cada 10 personas que comenzó a trabajar de manera remota sostuvo que “se siente más productiva”.

Recomendación principal: que las personas estén cómodas trabajando de forma virtual

La mayoría de las personas encuestadas por la Universidad de San Andrés, 70 %, se siente cómoda y a gusto trabajando en forma virtual.

Sin embargo, 48 % de los encuestados cree que la calidad de vida trabajando de manera remota es peor. 15 % de las personas consideró que que es igual y 37 %, que es mejor.

La productividad no está disociada del bienestar de las personas, todo lo contrario.

Por eso, es importante desarrollar formas de trabajo solidarias, colaborativas y eficientes que hagan más fácil que el equipo de trabajo se sienta a gusto cuando trabajan fuera de la oficina.

Las organizaciones con mejor desempeño le dan prioridad a mejorar la fuerza de trabajo remota

Un estudio del IBM Institute for Business Value (IBV) reveló que para la mitad de los CEO alrededor del mundo, uno de los principales desafíos durante los próximos años será gestionar una fuerza laboral «en cualquier lugar».

Los CEO de organizaciones con mejor desempeño, aquellas posicionadas en el 20 % superior en términos de crecimiento de ingresos, están dando prioridad al talento, la tecnología y las alianzas .

De acuerdo a su visión, esto contribuye con el objetivo de posicionar a sus empresas para el éxito después de la pandemia de COVID-19.

7 de cada 10 de los encuestados informó que empoderar a una fuerza de trabajo remota fue su principal prioridad desde 2020.

La mitad de los CEO de empresas con mejor desempeño de la encuesta señalaron que administrar una fuerza laboral remota «en cualquier lugar» será un desafío para el liderazgo en los próximos años.

Mientras que solo el 25 % de los CEO de empresas que se encuentran en el 20 % inferior en términos del crecimiento de ingresos entre los encuestados le asignó un lugar entre sus prioridades.

Consejos clave para el teletrabajo de los abogados

¿Cómo se preparan las empresas para esta laboral? Estos son 10 consejos para el teletrabajo de los abogados o departamento de legales en línea de manera eficiente y cuidando la salud de las personas.

1. Comunicar los cambios que trae el teletrabajo a clientes y colegas

La startup legaltech Clio publicó en su blog consejos para el teletrabajo de los abogados y fomentar su bienestar siguiendo esa modalidad.

La recomendación es que si un estudio está pasado de un modelo más tradicional al trabajo remoto hay que comunicar claramente cualquier cambio y nueva política.

Una manera es enviar correos electrónicos para establecer expectativas sobre qué canales de comunicación usar, cómo se llevarán a cabo las reuniones y con qué frecuencia se comunicará con los clientes.

2. Tener buena conexión a Internet

También para Clio, trabajar de forma remota significa mucho más tiempo frente a la computadora y los abogados no pueden dejar de conectarse a Internet en medio de una videoconferencia.

Uno de los consejos clave para el teletrabajo de los abogados es que cada empleado hable con su proveedor de internet sobre el nivel de velocidad y estabilidad que está obteniendo con su paquete actual y actualice si es necesario.

El equipo de sistemas de la empresa debería supervisar este proceso y asistir a cada colaborador.

3. Incrementar la seguridad en la comunicación con clientes 

De acuerdo con Clio, si se trabaja de forma remota se deberá preparar para dar updates de casos y comunicaciones por sistemas de mensajería o por teléfono.

Los abogados deben prestarle especial atención a tomar las medidas necesarias para asegurarse de que los canales que esté utilizando estén encriptados y sean seguros.

Los abogados tienen la obligación de mantener la confidencialidad de la información del cliente y la encriptación de los canales de comunicación evita que se generen vulnerabilidades en el intercambio de información.

4. Entender que lo importante no siempre está en la oficina

De acuerdo con un informe de la empresa de desarrollo de software GitLab, en un mundo en el cual las empresas se esfuerzan por ofrecer beneficios como snacks o gimnasio en la oficina, solo 5 % de las personas “extraña” esos beneficios cuando trabaja de manera remota.

Este dato abre la puerta para que las empresas en general y los estudios de abogados y departamentos legales en particular analicen si lo que realmente importa está en un espacio físico de trabajo.

De acuerdo con la investigación, 25 % de los encuestados que experimentó el trabajo remoto señaló que valora estar con la familia.

Además, casi la mitad de los nuevos trabajadores remotos dijo que una de las cosas que más valora en esta etapa es la posibilidad de estar en contacto con la naturaleza mientras se trabaja.

5. Promover la comunicación dentro del equipo 

En el estudio de GitLab citado, más de la mitad de los empleados remotos declararon que extrañan las interacciones con personas en su espacio de trabajo. Adicionalmente, dijeron que existen desafíos que se interponen en el camino del trabajo en equipo.

En ese sentido, los departamentos de Recursos Humanos tienen una oportunidad para hacer equilibrio entre la satisfacción de los empleados por no tener que viajar todos los días al estudio y la necesidad de estar en contacto con sus compañeros y colegas.

Para eso, en la medida de sea posible deben apoyar a los empleados que trabajan desde oficinas de coworking y otros espacios tercerizados.

Existe la posibilidad de generar usar oportunidades estratégicas para coordinar encuentros virtuales de los equipos para reuniones de planificación y team building.

6. Retener talentos 

Apoyar el trabajo remoto es una oportunidad para retener talentos.

En el informe de GitLab se muestra un vínculo importante entre la lealtad de la empresa y el apoyo al trabajo remoto. 74 % de los encuestados dice que es algo o muy probable que permanezca con su empleador actual debido a su apoyo al trabajo remoto.

7. Confiar en proveedores 

Los estudios jurídicos y los departamentos legales no pueden ocuparse de todo, menos cuando tienen que montar una estructura de trabajo remota.

En ese sentido, IBM sostiene que “los CEOs de empresas con mejor desempeño están enfocándose más en lo que hacen mejor, y confían en socios y ecosistemas para acceder a ideas y oportunidades de innovación más amplias”.

8. Capacitar e incorporar nuevos conocimientos

De acuerdo con un artículo publicado por la consultora de empleos Randstad, “como nunca antes, la empleabilidad de las personas depende de su capacidad de aprender e incorporar nuevos conocimientos”.

Entre los consejos para el teletrabajo de los abogados se debe incluir la noción de que el aprendizaje continuo a cualquier edad se instala con fuerza como paradigma dominante.

Continuar la formación ayuda a adaptarse a la velocidad de los cambios y la incertidumbre sobre cómo serán las competencias y las habilidades que demandarán los trabajos del futuro.

Este nuevo escenario pone a las empresas en un nuevo rol de formador erigiéndose incluso como alternativa a los sistemas educativos tradiciones que “parecieran alejarse cada vez más de las necesidades del mercado laboral”.

En el caso de los estudios de abogados y departamentos legales esta formación puede incluir nuevas maneras de relacionarse con la tecnología, fomentar la comunicación a través de medios digitales y diseñar nuevas formas de diseñar sus procesos internos.

9. Mayor flexibilidad y trabajo por objetivos

Según Randstad, “el experimento de home office masivo promovido por la cuarentena llevó a muchas empresas a reconocer que el control horario y la presencialidad no son necesarios para asegurar la productividad”.

Esto llevará a las empresas a consolidar más un esquema de trabajo por objetivos “en el que los acuerdos de trabajo remotos, híbridos o mixtos se consolidarán como la opción preferida, tanto de los empleadores como de los trabajadores”.

De esta manera, esta tendencia también invita a la industria legal a reconvertir sus sistemas de evaluación de colaboradores.

10. Transmitir cultura 

Otro consejo para el teletrabajo de los abogados de Randstad es “contener y acompañar a los colaboradores para que los nuevos esquemas de trabajo flexible y remoto se traduzcan en experiencias positivas para todas las partes genera para las empresas la reformulación de los espacios de transmisión de la cultura y valores organizacionales”.

Esto implica que tanto los departamentos legales como los estudios jurídicos deberán redoblar los esfuerzos para que la dispersión física que genera naturalmente el trabajo remoto no se traduzca en pérdida de identidad y valores.

Los consejos para el teletrabajo de los abogados buscan ayudar a establecer las prioridades en base a las necesidades y potencial de quienes integran el equipo jurídico. Escuchar a los colaboradores para establecer pautas de trabajo solidarias y respetuosas ayudan a crear una organización saludable y eficiente.