Qué es un software de gestión jurídica y cómo elegirlo

Elegir el software adecuado es el soporte necesario para que los abogados del siglo XXI aporten mayor valor a la industria. ¿Qué es un software de gestión jurídica y cómo elegir el mejor para cada abogado, estudio jurídico o departamento de legales?

En los últimos años, hubo una proliferación en los sistemas, aplicaciones y softwares diseñados para optimizar el flujo de trabajo. Surgieron nuevas herramientas para la gestión y división óptima de tareas y la automatización de aquellas que son puramente operativas.

La innovación fue transversal a todas las industrias, y varias supieron aprovecharla al máximo para potenciarse. El sufijo “tech” comenzó incluso a ser parte de verticales de negocio conocidos históricamente como conservadores: insurtech, fintech, biotech, entre otras. 

Lo que estos jugadores comprendieron es que la digitalización llegó para revolucionar la calidad de los servicios y productos de las organizaciones: digitalizar pasó a ser sinónimo de evolución.

Qué son los softwares de gestión jurídica

En este nuevo panorama entran en escenario los softwares de gestión jurídica, también llamados LPMS por sus siglas en inglés (Law Practice Management Software).  Son sistemas y plataformas desarrollados para gestionar las distintas tareas propias del mundo legal,  promoviendo la eficiencia en los procesos.

Poseen diferentes usos y aplicaciones dependiendo del sistema y el proveedor. Sus funcionalidades son variadas. Pueden incluir desde la gestión de casos, clientes y tareas hasta el almacenamiento de documentos y la posibilidad de emitir notificaciones ante vencimientos, entre otros. 

Como indica un  artículo titulado Law Practice Management Software  publicado en Lawyerist, “un estudio de abogados moderno necesita un sistema confiable para administrar los diversos componentes de su práctica. Una oficina no solo debe poder establecer y organizar responsabilidades, sino que también debe poder confirmar que esas acciones se realizaron y se realizaron bien.” 

El derecho y las nuevas tecnologías

Las nuevas tecnologías permiten grandes mejoras en el espacio laboral, como un mejor aprovechamiento del tiempo y la gestión eficiente de recursos valiosos. En resumen, la posibilidad de contar con el tiempo y la libertad necesarias para agregar valor y calidad al trabajo. 

El mundo del derecho ha ido incorporando herramientas de forma cautelosa, sobre todo aquellas que son comunes a la organización de un espacio de trabajo: gestión de emails y reuniones, calendarios, almacenamiento en la nube, etc.

 Sin embargo, todavía queda un camino interesante por recorrer en lo que refiere a incorporar tecnología que esté diseñada específicamente para el mundo legal. Digitalización que optimice el mundo legal y permita potenciar a todos los equipos de abogados.

¿Por qué son importantes los softwares de gestión?

La incorporación de tecnología, especialmente un software de gestión jurídica que se adapte a las necesidades del usuario, permite un mejor ejercicio de la profesión y aprovechar de mejor manera el talento de los colaboradores. 

Por un lado, libera a los equipos de tareas que pueden ser realizadas por un software, dando lugar a un mayor pensamiento estratégico frente a cada caso y cliente en particular. También proporciona datos importantes para tomar las mejores decisiones.

Los softwares de gestión permiten gestionar y visualizar de forma simple los diversos componentes de la práctica legal. Cuanto más específicos sean, con más detalle podrán dar respuestas a los desafíos de cada industria.  

Este tipo de desarrollos posibilitan asegurar de forma fehaciente que cada tarea asignada haya sido hecha de la forma correcta. Además, los que están diseñados con mayor atención a la usabilidad ofrecen a los usuarios la posibilidad de generar plantillas de acuerdo a sus necesidades y las de sus clientes.

Las tecnologías desarrolladas para la práctica legal pueden, por ejemplo, simplificar la elaboración de actas y la creación de ciertos documentos legales: aprobación de balances; designación y revocación de directorios; constitución de sociedades; reformas de estatutos, entre otros. Son un gran soporte para simplificar el trabajo diario de los abogados, dando espacio a la creación de valor.

Es por esto que el éxito en la implementación de un software jurídico tiene que ver con lograr que potencie toda la operación del estudio. El secreto para que funcione va a estar condicionado no solo por las ventajas que cada software en particular ofrezca, sino con aplicarlo con un mindset adecuado, de apertura a la transformación digital.

Tres pasos para elegir un software de gestión jurídica apropiado

Estas son algunas de las recomendaciones para elegir el software de gestión jurídica adecuado de acuerdo a artículos publicados en medios especializados.

Según Lawyerist y Law Technology Info, la mejor selección se relaciona con estar atentos no solo a las características propias del software, sino en lograr la coincidencia con las necesidades de cada abogado o estudio en particular.

 De acuerdo a las sugerencias, reunimos tres pasos necesarios a la hora de elegir el software correcto:

1. Definir las necesidades: Para definir correctamente las necesidades se necesita un análisis profundo de la gestión diaria del estudio. A priori, uno puede quedar encandilado con ciertas aplicaciones de un software, pero estas pueden no ser las adecuadas para nuestro negocio. Dependiendo los procesos internos, la forma de trabajo, los equipos y cómo estos se relacionan e interactúan, el sistema va a necesitar cumplir con ciertas funcionalidades u otras.
2. Armar una lista y filtrar adecuadamente: Una vez que tenemos los procesos definidos y las necesidades identificadas es el momento de filtrar y ajustar las opciones de softwares. Algunos ofrecen buenas integraciones con programas que ya se utilizan, otros sistemas robustos de almacenamiento de datos, etc. Cada una tendrá sus pros y sus contras, que deben ser contrastados con nuestras necesidades específicas.
3. Testear de forma previa: La mayoría de los programas de software hoy en día ofrecen pruebas gratuitas o bonificadas. Algunas sin todas las funcionalidades vigentes, pero que nos ofrecen un buen pantallazo de cómo será la incorporación diaria. Es importante, además, analizar la predisposición del equipo que lo ofrece y ver si están disponibles para evacuar dudas y resolver consultas del día a día.

Por último, una recomendación a la hora de abordar nuevas tecnologías desde el punto de vista del derecho es el libro The 2019 Solo and Small Firm Legal Technology Guide escrito por Sharon D. Nelson, John W. Simek y Michael C. Maschke. Re editado anualmente,va incorporando año a año criterios que permiten un proceso de búsqueda de nuevas tecnologías muy ameno, preciso y guiado por expertos.